陕西国际商贸学院档案制度汇编

目    录

第一部分  工作职责

陕西国际商贸学院党政办公室工作职责—档案科责

第二部分  管理制度

陕西国际商贸学院档案管理办法

陕西国际商贸学院文件材料立卷归档实施细则

陕西国际商贸学院档案实体分类方案

陕西国际商贸学院党群、行政类档案管理办法

陕西国际商贸学院教学类档案管理办法

陕西国际商贸学院财会档案管理办法

陕西国际商贸学院基本建设档案管理办法

陕西国际商贸学院科学技术研究档案管理办法

陕西国际商贸学院仪器设备档案管理办法

陕西国际商贸学院实物档案管理办法

陕西国际商贸学院外事档案管理办法

第三部分  工作流程

文件材料归档立卷流程

档案借阅利用流程图

第一部分  工作职责

陕西国际商贸学院党政办公室工作职责—档案科责

一、贯彻执行国家有关档案工作的法令、政策和规定，规划全院档案工作。

二、组织制订、实施学院关于档案工作的规章制度，指导学院文件材料的形成、积累、预立卷和立卷归档工作，并负责监督和检查。

三、负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管全院的各类档案及有关资料。

四、开展档案的开放和利用工作。

五、负责编制检索工具，编辑档案参考资料，积极开发档案信息资源。

六、参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流。

七、建立和健全全院档案工作网络，负责对全院档案工作人员的业务培训。

八、开展档案宣传工作和利用者教育活动。

九、开展档案学术研究和交流活动。

十、采用先进科学技术，逐步实现档案管理的现代化。

十一、完成学院领导及上级业务主管部门交办的其他任务。

第二部分  管理制度

陕西国际商贸学院档案管理办法

陕商院〔2015〕131号

第一章 总 则

第一条 为了加强学院的档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在学院教育事业发展中的作用，更好地为学院教学、科研、行政管理、后勤等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》等法律法规，结合学院的实际情况，制定本办法。

第二条 本办法所称的档案是指我院在招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的，对学生、学院和社会有保存价值的各种文字、图表、电子、声像、实物等不同形式、载体的历史记录。

第三条 学院档案工作是学院重要的基础性工作，是学院教学、科研等各项工作的重要组成部分，学院要加强对档案工作的领导和管理，将之纳入学院整体发展规划。

第二章 工作机制及职责要求

第四条 学院档案工作由院长领导，由一名副院长分管，并成立档案工作领导委员会。各单位确定一位领导分管档案工作，并确定一名专（兼）职档案人员具体承办。

第五条 学院在院长办公室下设置档案科，配备专职档案工作人员，在分管院长和上级业务主管部门的领导下，发挥监督和指导作用，统一管理全院的档案工作。

第六条 学院及各部门应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、验收、总结各项工作时，同时布置、检查，验收、总结档案工作

第七条 学院档案科的基本任务

1、贯彻执行国家有关档案工作的法令、政策和规定，规划全院档案工作。

2、组织制订、实施学院关于档案工作的规章制度，指导学院文件材料的形成、积累、预立卷和立卷归档工作，并负责监督和检查。

3、负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管全院的各类档案及有关资料。

4、开展档案的开放和利用工作。

5、负责编制检索工具，编辑档案参考资料，积极开发档案信息资源。

6、参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流。

7、建立和健全全院档案工作网络，负责对全院档案工作人员的业务培训。

8、开展档案宣传工作和利用者教育活动。

9、开展档案学术研究和交流活动。

10、采用先进科学技术，逐步实现档案管理的现代化。

11、完成学院领导及上级业务主管部门交办的其他任务。

第八条 归档单位分管领导工作职责

1、结合本单位工作的实际情况，负责组织贯彻执行党和国家关于档案工作的方针政策以及学院档案管理工作的规章制度，并广泛地进行宣传。

2、将档案工作纳入本单位计划和规划，纳入本单位的管理制度，纳入本单位有关人员的职责范围，布置、检查、总结、验收本单位档案工作。

3、建立健全本单位各类档案管理的规章制度，并检查贯彻落实。

4、关心支持专、兼职档案员的工作，解决本单位档案工作中遇到的具体问题，监督各科室及时立卷归档，确保本单位各类档案的齐全完整，并按时移交档案科，以保证档案的集中统一管理和利用。

第九条 归档单位专、兼职档案员工作职责

1、认真执行国家档案工作的法律法规，遵守学院档案工作各项规章制度，制定本单位立卷归档工作的规章制度。

2、负责本单位各类档案的收集、保管、整理和归档。做好预立卷，确保归档文件材料的齐全完整系统。

3、执行文件材料形成部门(课题组)立卷制度，指导检查本单位立卷、归档工作，负责向学院档案科移交本单位的档案。

4、接受档案科的业务指导和督促检查。积极参加学院档案工作会议和档案工作的各项活动；积极参加档案业务培训，认真钻研档案业务知识和有关专业知识，掌握各类档案形成的规律，把好立卷归档的各个环节。

5、负责本单位档案的完整、准确、系统、安全和保密。

第三章 经费、设备和库房

第十条 学院档案工作所需经费列入学院预算，各职能部门应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备，在其经费中给予支持，保证档案工作的需求。

第十一条　学院遵循方便利用、安全保管，有利发展的原则，为档案科提供专用的、符合档案管理要求的档案库房及办公、阅览用房，做到办公、阅览、库房三分开；为档案科提供专用的符合档案管理要求的档案库房内应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等必要设施，确保档案安全。

第十二条　学院根据工作需要，有计划地为档案科添置必要的存储和利用设备，设立信息化专项经费，保障档案信息化建设与学院数字化校园建设同步进行。

第四章 文件材料的归档与移交

第十三条 学院实行文件材料形成部门、课题组立卷的制度，全院所有处级建制的单位，或因工作需要成立的临时性机构均为一个立卷归档部门。各部门、课题组形成的文件材料，一般由立卷人按文件材料的自然形成规律，以系统整理组卷，编排页号和件号，填写卷内目录，装订后向学院档案科移交。

第十四条 学院文件材料的归档范围：

1、党群类

主要包括学院党委、行政、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录和纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学院关于党群管理的文件材料。

2、行政类

主要包括学院行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上机机关与学院关于人事管理、行政管理的材料。

3、学生类

（一）统招学生归档材料：高中学籍登记表、高考报名表、准考证、志愿卡、体检表、高考成绩单、录取通知书、学生登记表、入学体检表、军训成绩表、奖惩材料、入党（团）材料，职业技能鉴定表、学生成绩登记表、学士学位审批表、就业通知书等。

（二）非统招学生归档材料

录取通知书、学生登记表、入学体检表、军训成绩表、奖惩材料、入党（团）材料、职业技能鉴定表、学籍登记表、毕业生登记表等。

4、教学类

主要包括学院在教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的反映教学综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、毕业生、教材等工作内容的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。

5、科研类

主要包括学院在科学研究管理和实践活动中形成的反映科研综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等工作内容的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。

6、基建类

主要包括学院在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中形成的反映基建综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件，施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等方面内容的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。

7、仪器设备类

主要包括学院各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在五万元以上)的全套随机技术文件以及在购置、验收、调试、使用、管理、维修、改造、报废等全部活动中产生的文件材料。

8、产品生产类

主要包括学院在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

9、出版类

主要包括学院自行编辑出版的学报、院报、其它学术刊物及出版物的审稿单、原稿、样书、发行记录等。

10、外事类

主要包括学院有关人员出席国际学术会议(含在国内举办的)，出境考察、讲学、合作研究、进修、留学及学院聘请的外籍、港澳台专家与教师(含客座教师)在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料；学院涉外活动、对外学术交流、友好往来等有关文件材料。

11、财会类

主要包括学院在财务管理和会计活动中形成的具有保存价值的文字材料、凭证、帐薄，报表、工资清册等材料。

12、声像类

主要包括反映学院各项活动和历史发展，具有保存价值的各种以影像、画面形象等方式记录的专门载体(照片、录音带、录像带、幻灯片，磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等)及其相配套的文字材料等。

13、实物类

主要包括上级领导来院视察、检查、指导工作和境内外知名人士来院参观访问的题词、题字等手迹材料；境外、院内外的团休，个人和校友捐赠的纪念物品；院内各单位和个人荣获国家、省、市级各类奖品(奖状、锦旗、奖杯等)，以及其他有保存价值的实物。

第十五条 归档的文件材料应质地优良、书绘工整，蓝黑墨水书写，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。

第十六条 归档时间

1、党政部门和按年度归档的部门，于次年5月31日前完成归档。

2、各教学部门和须按学年度归档的部门，于次学年11月30日前完成归档。

3、科研、基建、生产设备的专题性、成套性档案，应在项目完成并通过鉴定、验收后两个月归档，暂不申报或中断、停止的课题，在课题结束或中断、停止后2个月内归档；产品项目技术性文件材料在产品定型鉴定（或验收）后2个月内归档，因某种原因使工作中断的产品，应在中断后2个月内归档；基建项目在验收后3个月内归档；设备开箱验收完毕后归档，引进设备在索赔期满后2个月内归档；财会档案在会计年度终了后暂由财会部门保管2年，于第三年5月底前归档；声像档案在完成制作后3个月内归档；实物档案在收集后3个月内归档；电子档案按电子文件归档制度的要求归档。

第十七条  档案移接手续

学院档案科接收档案时，应根据档案目录，与移交人共同清点，对重要的、机密以上的案卷，要逐页清点，经查对无误，交接双方在移交目录上签名、盖章，各执一份存查。

第十八条 归档文件材料的载体应具备原始性，记载的信息内容要真实准确。每份归档文件的正文与附件、正式发文的定稿和签发单、请示与批复以及专项成套材料必须齐全。凡由各部门与其他单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存自己与自己承担任务有关的正本以外，应将复制件送交主办单位保存。

第十九条 个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料均属学院档案，必须按统一的移交时间移交给本单位档案人员转交学院档案科，集中管理，任何个人不得据为己有或者拒绝归档。

第二十条  对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，学院档案科可通过征集、代管等形式进行管理，对于个人向学院档案科捐赠档案，视珍贵程度，学院可给予适当的奖励。

第二十一条 对调出及离、退休人员、在办理调离手续时，必须移交工作档案资料方可办理调离手续。

第二十二条 学院对科研成果、基建工程等进行鉴定、验收时应有档案科的人员参加，有关业务主管部门应会同档案科对应归档的文件材料加以审查，签署意见。没有完整、准确系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报，不予评奖。

第五章 档案管理

第二十三条 学院各类档案都是学院的重要财富，由学院档案科集中管理，任何部门或个人都不得将档案视为私有。全体师生员工都有保护档案的义务。

第二十四条 档案科依据《高等学院档案实体分类法》，负责对学院档案进行分类、编号和排列。

第二十五条 学院各类档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期三种。永久为无限期保存；长期为16－50年；短期为1－15年。以件为保管单位的文书档案保管期限规定为永久与定期（30年、10年）。

1、永久：凡反映学院主要职能活动和基本历史面貌的，对学院和社会有长远利用价值的档案，列为永久保管。它主要包括学院形成的重要文件材料和上级领导部门针对学院所发的重要文件材料。

2、长期：凡在相当长的时间内，学院需要查考利用的档案，列为长期保管，它包括学院产生形成的和上级领导部门及有关部门所发的与学院工作有关的比较重要的文件材料，保管期限为十六年至五十年左右。

3、短期：凡在短期内学院需要查考利用的档案，列为短期保管，其保管期限为十五年(含十五年)以下。

第二十六条 学院档案科负责对保管期限已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，在征得有关部门同意，并造册报院领导批准后，予以销毁，未经鉴定和批准，不得销毁任何档案，

第二十七条 学院档案科定期对档案的收进和移出、库存案卷数量、档案的利用情况等进行统计，并依照有关规定，向省档案局、省教育厅办公室报送学院档案工作基本情况统计报表。

第二十八条 学院档案科应建立严格的库房管理制度，并有防火，防虫、防鼠、防盗、防尘、防湿、防高温、防曝晒等设施；要研究和改进档案的保护，对已破损，虫蛀、霉烂和字迹褪色的档案，应及时修复或复制；要有安全保密制度，对所存档案和资料的保管情况定期进行检查，遇有特殊情况，应立即向院主管领导报告，及时处理。

第六章 档案的利用与开放

第二十九条 学院档案科设立供查阅档案资料的阅览室，积极开展档案利用与编研工作，主动提供利用，充分发挥档案的社会效益和经济效益。

第三十条 学院档案科开放档案，必须遵循下列规定

1、学院教职工因教学、科研等工作需要查阅档案者，凭学院工作证，院外单位或个人，还须持有关单位介绍信，在说明利用档案的目的和范围后，则可查阅利用属于开放范围的档案，并可以摘录、复制；

2、利用者要求复印档案，由档案科负责办理 ；

3、未经学院授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案。

第三十一条 学院档案属下列情况之一者，不宜开放：

1、涉及党和国家秘密的；

2、涉及专利和技术秘密的；

3、涉及个人隐私的；

4、档案形成部门规定限制利用的。

第三十二条 对于重要的、珍贵的档案和资料，一般不得提供原件使用，如特殊需要，须经有关领导批准。

第七章　奖励与处罚

第三十三条　根据《档案法》的有关规定，学院对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

1、在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

2、在档案的保护和信息化管理工作中做出显著成绩的；

3、在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

4、将重要的或者珍贵的档案捐赠给学院的；

5、同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十四条　有下列行为之一者，根据情节轻重，学院将对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员给予行政处分；情节严重构成犯罪的，将移送司法机关，依法追究刑事责任：

1、玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

　　2、违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

　　3、涂改、伪造档案的；

　　4、擅自出卖、赠送、交换档案的；

　　5、不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

6、其他违反档案法律法规的行为。

第八章 附 则

第三十五条 本办由党政办负责解释。

附表

陕西国际商贸学院档案管理考核评分表
归档单位（盖章）			分管领导(签名）		考核总分
归档人员			归档件数		自查总分
考评类别	项目及分值	检      查      内       容			满分100分	自查 评分	考核评分
组       织         领             导 25 分	领导重视   （20分）	1、负责人分管立卷归档工作，每年至少有一次与学院档案科沟通了解本单位归档情况。			4
		2、配备了适合本单位工作需要，工作认真负责的档案员，并能保持相对稳定。			3
		3、组织本单位人员学习、贯彻、执行档案法和有关档案工作制度。			2
		4、把立卷归档工作列入本单位议事日程、纳入本单位各项管理制度与有关人员职责范围。在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收归档工作。			5
		5、本单位文件、资料由档案员及时收集，并集中管理。			3
		6、分管领导或兼职档案员工作变动，办好档案工作交接手续，并及时填写《归档单位分管领导及专、兼职档案员登记表》在档案科进行变更登记。			1
		7、关心、支持档案员工作，给予他们足够的立卷时间，帮助他们解决工作中的困难。			2
	管理人员   （5分）	1、参加学院召开的档案工作会议及岗位培训。（按时参加2分，迟到和早退扣1分，不参加的0分。）			2
		2、档案员工作认真负责。（积极主动者计3分，一般者计2分，差者计0分。）			3
业 务 管 理 75 分	文件整理立卷（30分）	1、有收发文登记记录。			2
		2、平时做好文件材料的收集、整理、按类存放，妥善保管。			3
		3、应归档的文件材料齐全完整；文件的种类、份数、正件、附件、底稿均齐全完整。 （优秀计10分，一般计7分，差计4分。）			10
		4、能准确判断有保存价值的文件材料完整归档。（优秀计5分，一般计3分，差计1分。对不按本部门归档范围归档并把文件材料据为己用的计0分。）			5
		5、能对归档文件类别、保管期限进行正确划分。			3
		6、正确加盖归档章，并填写相关内容。			3
		7、备考表填写齐全、完整。			2
		8、正确装盒，并填写盒面相关内容。			2
陕西国际商贸学院档案管理考核评分表
考评类别	项目及分值	检      查      内       容			满分100分	自查 评分	考核评分
业 务 管 理 75 分	归档文件质量（20分）	1、归档文件材料符合文件制作要求，纸质优良，字迹工整，一律用碳素墨水或蓝黑书写或打印，文件落款、签章、签发齐全。			6
		2、分类准确，密级、保管期限划分正确，组卷合理，并能保持前后一致。			2
		3、页号编制准确、清楚，位置适当。			2
		4、案卷标题简明、确切，格式正确。			2
		5、归档文件排列系统有序。			2
		6、归档文件目录清晰正规，各项内容填写准确。			2
		7、归档文件材料载体置地优良，公文用纸规范（A4规格），破损纸张托裱整齐。图纸等超大纸张按规定折叠。（不规范文件每件扣0.5分）。			2
		8、装订结实、美观，不掉页，不压字。			2
	档案移交（15分）	1、按《陕西国际商贸学院档案管理办法》中各类文件材料归档时间及时归档。（延期未移交，1个月以内扣5分，2个月以内扣10分，2个月以上取消评奖资格）。			10
		2、移交的归档文件目录编制规范，同时移交归档文件目录打印件及电子档案归档文件。			5
	日常管理   （5分）	档案员职责明确，熟悉本单位归档范围，在日常工作中注意收集、积累并有明确分类标识，工作有序。（优秀计5分，一般计3分，差计1分。）			5
	安全保密   （5分）	有较强的安全保密意识，对文件材料的保管认真负责。（ 优秀计5分，一般计3分，差计1分。）			5

陕西国际商贸学院文件材料立卷归档实施细则

陕商院办〔2015〕18号

　　为了使学院文件材料立卷归档工作科学化、规范化，确保各类档案的齐全、完整，提高案卷质量，根据教育部有关规定及我校《档案管理办法》制定本细则。

　　一、立卷归档工作的管理

　　（一）档案是各部门、各单位工作中形成的原始记录，是各单位历史面貌的真实反映，是对工作进行查考、总结、研究、评估的重要依据。各职能部门和个人，在职务活动中形成的各种载体的档案材料，都必须按照规定移交学校档案科集中管理，任何单位和个人均不得据为己有或自行处理。

　　（二）文件材料的形成、积累和归档，是档案齐全完整的基础。各单位必须对档案工作实行“三纳入”和“四同步”管理。即将立卷归档工作纳入本单位的工作规划、计划；纳入各项管理制度；纳入有关人员的职责范围。在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。做到每项重要的工作都有完整、系统、准确的文件材料归档保存。

　　（三）进一步健全文件材料形成部门立卷归档制度。我校各处级单位均为立卷部门，各部门必须有一位负责人分管本部门立卷归档工作，并根据具体情况配备一至二名专（兼）职档案员，负责本部门文件材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作。学校综合档案应派专人对各部门立卷归档工作进行指导。

　　（四）凡对科研成果、基建工程、重要设备等进行鉴定、验收、评审时，有关业务部门必须通知档案部门参加，并会同档案人员对应归档的文件材料加以审查、验收、签署意见，没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不得予以验收和上报成果，财务部门不得进行财务结算。

　二、文件材料归档范围和归档时间

　　（一）归档范围

　　１、凡是能反映我校各部门各类工作活动，并对日后工作具有查考、利用价值的各种文件、薄册、图表、工作计划、总结、会议记录等纸质文字材料；其它各种载体（照片、录音、录像、磁盘、光盘）的记录材料、各类校级以上的奖状、奖牌、锦旗；各类有纪念意义的礼品；停止使用的印章等均属归档范围。

　　２、上述应归档的文件材料，按照其产生的部门及所记述的内容、载体性质，可分为十个主类和三个辅类。

 十个主类：

　　⑴党群类：主要包括学校党委、工会、团委系统以及民主党派等组织在党群管理工作中形成的各种文件材料。

　　⑵行政类：主要包括校办、人事、监察、审计、治安保卫、资产、后勤、档案、图书等行政管理部门在行政管理工作中形成的各种文件材料。

　　⑶教学类：主要包括我校各类教学管理部门、各学院、系、部，在教学管理、教学实践、教学研究、招生、就业等活动中形成的各类文件材料。

　　⑷科学研究类：主要包括我校科研管理部门、各类科学研究机构、各单位科研人员，在科研管理和科研实践活动过程中形成的各种文字、图表、数据、声像等文件材料。

　　⑸基本建设类：主要包括我校基建部门在基建管理活动中形成的文件材料和各类基建项目（包括新建、改建、扩建、维修、加固等）从酝酿、决策到建成使用工作中形成的各种文字、图表、图纸等材料。

　　⑹仪器设备类：主要包括我校设备管理部门、设备使用部门在设备管理工作中形成的文件材料和各种国产或国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在五万元以上）的全套随机技术文件及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

　　⑺产品生产与科技开发类：主要包括我校校办企业管理部门、各校办企业和科技开发部门，在企业管理和产品生产、开发、销售等工作中形成的文件、图纸、图表、数据等文件材料。

　　⑻出版类：主要包括我校正式编辑、出版的学报、报纸，各种专业杂志、书籍的样本、原稿及编辑出版工作中形成的管理文件。

　　⑼外事类：主要包括我校外事管理部门、我校各类人员出席国际学术会议、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍港澳专家与教师在教学、科研及其它外事活动中形成的文件材料。

　　⑽财会类：指学校财务部门在会计工作中形成的会计凭证、会计帐薄、会计报表等会计核算材料及财务管理材料。

 三个辅类：

　　(1)  声像类：指各部门在各项工作中形成的有保存价值的照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、幻灯片、影视胶片等磁性载体材料及各类机读材料。

　　(2) 实物类：指学校获得的奖状、奖牌、锦旗； 各类有纪念意义的礼品；学校历年使用的校徽、纪念章、停止使用的印章等。

 　 (3) 人物类：指我校校级以上领导干部、  正高级职称专业技术人员在其职务活动中形成的各种专著、论文、科研报告、证书、证章、来往信函等材料。

　　３、以上各类档案材料的具体归档内容详见“陕西国际商贸学院各类档案归档范围和保管期限表”。

　　（二）归档时间

1、党政部门和按年度归档的部门，于次年五月底前归档。

2、各教学部门和须按学年度归档的部门，于次学年11月前归档。

3、科研、基建、生产设备的专题性、成套性档案，应在项目完成并通过鉴定、验收后两个月归档，暂不申报或中断、停止的课题，在课题结束或中断、停止后2个月内归档；产品项目技术性文件材料在产品定型鉴定（或验收）后2个月内归档，因某种原因使工作中断的产品，应在中断后2个月内归档；基建项目在验收后3个月内归档；设备开箱验收完毕后归档，引进设备在索赔期满后2个月内归档；财会档案在会计年度终了后暂由财会部门保管2年，于第三年5月底前归档；声像档案在完成制作后归档；实物档案在收集后3个月内归档。

　　三、归档文件材料及质量要求

　　（一）归档文件材料的质量要求

　　１、凡归档的文件材料必须准确、真实。

　　２、归档的文件材料要符合文件制作要求，标题、落款、时间（年、月、日）印章、签发单等必须齐全完整。

　　３、凡归档的文件材料应质地优良、书写工整、字迹清晰；

　　４、凡归档的文件材料应使用兰黑或碳素墨水、优质油墨书写或制作，严禁使用铅笔、水彩笔、圆珠笔、纯兰墨水、复写纸等易褪色材料书写或制作。

　　５、归档的文件材料纸张幅面应符合要求，一般文件材料应为 A4 型 (210 × 297);  其它表格必要时可用 8 开型 (260 × 368) 或 A3 型 (420 × 297)。

　　６、归档的文件材料必须是原件，任何单位或个人不得将原件留下，用复印件顶替。

　　（二）案卷质量要求

　　１、应归档的文件材料，齐全完整。

　　２、分类清楚 ,  并保持文件之间的有机联系。

　　３、案卷标题确切、卷内文件排列有序。

　　４、保管期限、密级划分恰当。

　　５、卷皮、目录、备考表书写清晰正规 。

６、案卷装订 ,  美观牢固。

四、 归档文件材料的立卷分工

（一）立卷归档部门

我校实行文件形成部门立卷归档制度，全校所有处级建制的单位和因工作需要成立的临时性机构均为一个立卷归档部门。

（二）立卷分工

1、学校的收文（包括中央、地方各级党政管理部门、各类业务领导部门下达的文件及兄弟单位的来文、来函）除了明确规定，要阅后退回之外，一律由党政办立卷。学校收到同一文件有数份并同时分送几个部门时，由业务主管部门或主办部门立卷。

2、学校或以学校名义发文，由党政办公室立卷；以各部门名义发文，由各部门立卷；几个部门共同起草的文件由主办部门立卷（联合发文）；学校各部门互送的文件，由制成部门立卷。

3、各职能部门以学校名义召开的全校性专门会议、干部会议以及各类活动（校庆、运动会、普选等）所形成的文件材料由主办单位立卷归档。

4、各支部、总支形成的文件材料，由各总支归口立卷；

5、工会、分会、及工会小组形成的文件材料由校工会归口立卷。

6、学生会及学生社团组织形成的材料，由校团委归口立卷。

7、学校形成的科研管理文件，由科研处立卷归档，各单位形成的科研项目材料由课题组整理后交科研处立卷归档。

8、设备仪器档案材料，由资产处立卷归档。

9、基建工程档案，由基建办归口立卷归档。

10、财务会计文件材料，由财务处归口立卷归档。

11、外事工作文件，由国际交流中心立卷归档。

12、临时性机构，撤销机构形成的材料由该部门立卷归档，并于机构撤销前向档案科移交。

13、各单位向学校党、政领导机构的请示，党、政领导机构对其的批复，由请示部门和党政办分别归档。

14、我院与外单位合作开发的项目，合作办会形成的材料，若我院为主办单位，则必须由相应的经办部门归档一套完整的材料；若我院为协办，则只需归档与协办任务有关部分材料。并注明其它材料的去向。

15、校领导、各院、部、处领导或工作人员外出开会带回的重要会议材料（对学校有价值的）交由校党政办归档；专业性的交所在单位档案员归档。

五、归档文件整理方法

（一）收集

　　收集工作是立卷归档的第一步 ,  就是按照我校立卷归档类目将一个年度需要立卷归档的文件材料收集齐全、完整。

　　1、要求：应归档文件的种类、份数以及每份文件的正件、附件、底稿等均齐全、完整、真实。以件为单位的，一般每份文件为一件，文件正文与定稿为一件（定稿过厚的也可单独为一件）；正文与附件为一件（附件数量较多或者太厚不易装订的，也各为一件；文件附有文件处理单、拟办单或领导批示的签批条的，应与文件同为一件）；原件与复印件为一件；转发文与被转发文为一件，报表、名册、图表等可按其本来的装订方式，一册（本）为一件；来文与复文（指联系密切的来往性质的文件材料，如请示与批复、报告与批示、函和复函、通知、通告等）可为一件。

2、收集的重点是：本部门自己制成的文件材料，上、下级及其它机关针对本部门主管业务有密切联系的文件材料。

　　（二）分类：

　   即在文件收集齐全完整的基础上，将文件按其内容反映的问题、针对的时间以及作者、保管期限等特征逐项分开。

　　１、分年度：即将文件按其形成或内容针对的年度分开，不同年度的文件，一般不得放在一起立卷。对一些内容联系密切的文件按下列规定处理：

　　（１）工作计划、总结、预决算、统计报表等放在针对年立卷；

　　（２）跨年度的请示、批复放在复文年立卷；

　　（３）几年的规划放针对年的头一年，几年的工作总结放针对年的最后一年；

　　（４）跨年度的会议文件，放在会议开幕年立卷；

　　（５）跨年度学籍材料，放在一届学生的毕业年度立卷；

　　（６）专案材料放结案年立卷；

　　２、分级别：即将同一年度的文件按其作者（发文机关）与本单位的关系，分成上级、本级（校），同级。对以下与本单位有密切联系的文件，应同本级文件放在一起。

　　（１）上级对本单位的批复；

　　（２）上级通报本单位的文件；

　　（３）上级普发性文件，其内容虽只有一项涉及我校，但属重要的，如：组织机构、干部任免、领导关系、专业设置、表彰奖励、批评处分等；

　　（４）对某一问题、某一案件与上级机关或兄弟单位的来往文书；

　　３、分问题：将同一年度同一级别的文件再按其所反映的问题分开，这是分类的重点。问题要求分得准确、鲜明。

４、分期限：按我校《文件保管期限规定》将保管期限相同的文件放在一起。

（三）排列

文件分类后还要按一定的规律进行系统排列。

1、密不可分的文件，应依序排列在一起，一般批复在前、请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，底稿在后；文字材料在前，图样在后；重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后；案件材料结论、决定性材料在前，依据性材料在后。

2、会议文件，按会议通知、代表名单、议程、开幕词、大会报告、领导讲话、会议发文、决议、选举结果、提案、总结、闭幕词、简报、记录等顺序排列。

3、专题性，成套性的文件，按时间、阶段排列。

4、其它文件材料，应尽量将同一问题的文件排列在一起，然后再按作者、时间、重要程度等进行排列。

（四）装订

归档文件整理原则应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；已破损文件应予修整，字迹模糊或易褪色的文件取字迹固定、恢复、复制等保护措施，超大纸张应按照标准折叠，文件修整应使用符合档案保护要求的材料并最大限度保护文件的原貌。

1、对于短期档案和已装订成册不便拆钉的刊物、书籍，可以保持原貌，不再拆钉重装。

2、装订方式和用品应符合档案保护要求，对归档文件无损害，不影响档案保存寿命。

3、装订排序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原文在前，复印件在后；中文本在前，外文本在后；有文件处理单的，可放在文件之前件为首面。

4、装订位置：在文件的左侧或左上角。装订时应将文件的各面按一定的方式对齐，左侧装订时对齐左边下侧，左上角装订时对齐左边，上侧。

（五）归档文件编号

归档文件编号，是将归档文件在全宗的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。

盖归档章

（1）在每件归档文件首页上端的正中空白位置加盖归档章并填写相关内容。

（2）归档章位置，要求在归档文件首页上端居中的空白处。若位置被领导批示或收文章占用，可将归档章在其它空白的位置，以文件上端为宜。文件首页无盖章位置或重要文件须保持原貌的，可在文件首页前另附纸页加盖归档章，归档章不能压住文件字迹，也不要与批示文字或文章等交叉。

（3）填写归档章时，应使用档案保护要求字迹材料，如碳素墨水，蓝黑墨水。

2填归档章

编号包括全宗号、年度、分类号、保管期限、室编件号和馆编件号。

1、全宗号，是档案室对接受档案范围内各立档单位编制的代号。

2、年度，指文件的形成年度。填写时采用公元纪年，以四位阿拉伯数字表示，如2011年，表示为“2011”。

3、分类号：以类型的形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。如党群类的组织类即为DQ-13，后勤工作XZ-15。

4、保管期限，根据我院制定的档案保管期限划定。在整理归档文件时填写永久、长期、短期三种。

5、室编年号：归档文件在分类、排列位置确定后，编制的排列顺序号。

6、馆编件号：馆编件号是档案室的档案到进馆时按要求填写的号码。

（六） 编制页码

编制页码从盖归档章（即首页）开始，凡有文字、图表的页面为一页，空白页不计。来文与复文、正本与定稿作为一件的，统计页数时，应连续计算，填写每份文件最后一页的页号。

六、编制归档文件目录

归档文件目录由全宗号、归档年度、分类号、保管期限、档号、件号、文号、责任者、题目、日期、页数、备注组成。

1、档号：由全宗号+归档年度+分类号+保管期限+件号组成；

2、文号：填写制发机关的发文字号，《简报》等在此栏填写期号。

3、责任者：填写文件末尾的署名者（落款）。

4、文件标题：一般照实抄录，如果无标题或标题不能反映文件内容，要自拟，自拟标题要外加[  ]。

5、日期：填写文件的制发日期。

6、页数：填写每一件归档文件的总页数。

7、备注：对该文件的特殊说明。

七、 填写备考表

备考表主要用以填写有关文件材料的情况说明（包括文件的缺损，修改、补充、移出、页号的漏编或重编等）和立卷人、检查人、立卷时间。若无说明，也应将立卷人、检查人、立卷时间填上以示负责。

八、装盒与订卷

以件为单位的文件，要按要求填写档案盒盒脊上的各项内容，按照文件材料多少选取相应型盒子，将归档材料和备考表装入、封好；以卷为归档单位的要将卷内目录、文件材料、备考表一并装入，选取相应卷皮，按要求填写卷皮各内容，用棉线缝合整齐。

　 九、移档

各单位立卷人员在规定的归档时间内，将归档档案与案卷移交目录向档案人员移交。档案接收人员接收档案时，应对照各单位的档案移交目录，逐卷认真检查验收，双方清点无误后，移交与接收档案必须严格履行交接手续，填写移交目录，交接双方在移交目录上签名、盖章，各执一份存查。

陕西国际商贸学院档案实体分类方案

陕商院办〔2015〕18号

一、编制说明

１、为实现我校档案分类、编号、排架等工作标准化，规范化, 方便保管利用，特制定本分类方案。

2、本方案依据《高校档案实体分类法》《高校档案工作规范》按照本校档案产生的工作领域及档案内容的职能性质，将产生与同一活动领域、同一职能性质的档案归入相同的类别。

3、本方案将我校档案分成十个主类和三个辅类。各大类均实行二级分类, 个别类目根据需要划分到三级类。其中一级类目完全按《分类法》的规定设置，二级类目在不违犯《分类法》大原则的情况下，根据本校的实际在个别地方有所变通。

4、本方案由编制说明、主表、辅表三部分组成。主表是关于十个主类的划分与标识。辅表主要是针对一些非纸质载体的档案、以及十大类无法包括的档案进行划分与标识。

5、档号的结构、模式和标识

档号: 由全宗号－年度号－分类号－保管期限－案卷号（件号）组成

（1）全宗号，是档案室对接受档案范围内各立档单位编制的代号。

（2）年度，指文件的形成年度。填写时采用公元纪年，以四位阿拉伯数字表示，如2011年，表示为“2011”。

（3）分类号：以类型的形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。由一级类目标识符号、二、三级类目代号组成。一级类目标识，采用类目名称主词的拼音字母的第一个字母组成，如“行政类”的标识为“XZ”；二、三级类目的标识采用阿拉伯数字的“双位制”，如: “综合”为“11”,其余依次层为12、13....99, 但10 20..等带“0”的数字不用，如党群类的综合类即为DQ-11，后勤工作XZ-15。

（4）保管期限，由文书业务部门可根据我院制定的档案保管期限划定。在整理归档文件时填写永久（Y）、长期(C)、短期(D)、10年、30年。

（5）件号即文件的排列序号。包括室编号和馆编件号，归档文件在分类、排列位置确定后，编制的排列顺序号为室编件号。

档号的模式为全宗号+年度号+分类号+保管期限+案卷号（件号），各项之间，用“－”相连。如：2014年行政档案综合类永久第15号，档案可标识为：SMXY-2014-XZ11-Y-15。

二、主 表

一级类目是本校档案实体分类的最高层位。十个主类一级类目的名称、标识和二级类目主要内容如下：

DQ党群类

11、党务综合类  

党委、总支、直属支部综合材料入此。

12、纪检    

监督工作材料入此。

13、组织      

党校工作。

14、宣传        

精神文明建设材料入此。

15、统战        

民主党派、人大代表、政协委员材料入此。

16、工会        

职代会、妇女工作、“三育人”材料入此。

17、团委        

学生社团材料入此。

18、学生工作    

思想教育、评优树模、勤工俭学、学生资助、奖惩材料入此。

XZ行政类

11、行政综合类

学校评估、校史、教代会材料入此。

12、人事

师资培训、人事管理、教工招聘。

13、审计

监察工作入此。

14、武装保卫

治安材料入此。

15、后勤

16、资产管理

17、档案

18、图书

JX教学类

11、综合

体育运动会、优秀教学质量评奖、本专科联合办学材料入此。

12、学科、专业设置、实验室建设

13、招生

14、学籍管理（14.14本科生，14.15专科生，14.17非学历教育）

学生学籍变更、休学、转学、开除学籍、退学材料入此。

15、课堂教学与教学实践

16、学位

17、毕业生工作

18、教材

19、教学评估资料

KY科学研究

11、综合

科研管理、学术活动材料入此。

12、科研项目材料

按科研项目设置类目。

CP产品生产与科技开发

学校校办产业部门，企业和有关单位在产品生产，科技开发管理活动中形成的文件材料。

11、综合

12、按产品种类、型号设置类目。

JJ基本建设

学校基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

11、综合

12、按单项工程设置类目

SB仪器设备

学校仪器设备工作管理和仪器设备申购、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、注销报废等各个环节中形成的文件材料。

11、综合

12、按类别、型号设置类目

CB出版

学校出版工作管理和出版业务活动中形成的文件材料。

11、综合

12、校报

13、期刊

14、书稿

15、音像

WS外事

学校外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。

11、综合

12、出国

13、来校

14、国际合作会议

15、外国留学生工作

CK财会

学校财务工作管理和会计核算中形成的文件材料

11、综合

12、会计报表

13、会计账簿

14、会计凭证

15、工资清册

奖金、奖学金、助学金发放名册入些。

三、辅表

SX声像类

12、照片

13、录音带

14、录像带

15、幻灯片

16、磁盘

17、影视胶片

18、缩微胶片

19、光盘

SW实物

学校在各项活动中形成的有保存价值的各类实物。

12、奖状证书

13、奖杯、锦旗、奖牌

14、礼品、纪念品

15、字画

16、印章

17、其它

RW人物

11、学校历任院级领导干部、学科带头人、知名人士、著名校友等在各种重要活动中形成的文件材料。

12、历任院级领导干部

13、学科带头人

14、知名人士

15、著名校友

陕西国际商贸学院党群、行政类档案管理办法

陕商院办〔2015〕18号

为了加强和规范学院党群、行政档案管理工作，提高管理水平，充分发挥党群、行政档案在学院各项管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案工作规范》等法律法规，结合学院实际，制定本办法。

一、总则

（一）党群、行政档案是指学院在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料和实物（包括电子文件）。

（二）党群、行政档案是学院在党建工作和各项行政管理过程中产生的历史记录，对当前教育、教学等工作管理和今后长远发展具有重要的查考利用价值。因此必须实行集中统一管理，确保其完整、准确、系统和安全。

（三）学院各部门均为一个立档单位，应有一名负责人分管档案工作并指定一名兼职档案员协同档案科认真做好党、政档案的收集、整理、归档工作。

（四）党、政文件材料的归档工作实行“三纳入”，即纳入工作计划，纳入管理制度，纳入相关人员的岗位职责；在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。

二、党群、行政档案的归档范围及不归档文件

（一）归档的党、政文件材料对学院和社会、当前和长远具有查考、凭证作用及研究价值；能反映本院党政部门职能活动的全过程，且完整、准确、系统。

（二）归档的内容主要包括党务、行政、工会、团委系统以及民主党派等在党群管理和行政管理工作中形成的各种文件材料及其他载体形式的材料。具体范围参见《陕西国际商贸学院党群、行政类档案归档范围及保管期限表》。

（三）归档的重点是学院在党政管理活动中形成的不同载体、不同形式的文件材料，尤其要以全局性、综合性的文件材料及上级来文中针对本院的指令性、指导性文件和需要本院承办的文件材料为主。

（四）不归档的文件材料的范围

1、上级机关普发的供参阅、不办的文件；

2、上级机关发来供工作参考的抄件；

3、未定稿的文件及图纸等（包括上级机关的征求意见稿）；

4、无查考价值的事物性、临时性文件；

5、重份文件及图纸等；

6、未生效的合同、协议、单据等；

7、学院内部互相抄送的文件材料、不应履行公文的行文、介绍信等。

三、党、政文件材料的部门立卷和归档程序

（一）形成积累

1、学院各党群、行政部门要做好现行文件的管理，根据本单位工作职责和历年文件形成规律。参照《陕西国际商贸学院党群、行政类档案归档范围及保管期限表》建立案卷类目。

2、各文件材料形成部门兼职档案员或文书处理员，平时按照本单位建立的案卷类目，做好文件材料的形成、积累，预立卷工作。

（二）整理组卷

1、党、政文件材料形成部门按照归档要求将已形成的全部文件材料整理组卷。

2、组卷要遵循文件材料的形成规律，按年度、问题或重要程度组卷。卷内文件排列，一般文字材料在前,图样在后；正件在前，附件在后；批复在前，请示在后；印件在前，底稿在后。

3、组好的案卷要拆除金属物，修补破损处，并在非装订线一侧的下角打印页码，三孔一线装订；按件保管的文件要在每件文件的右上角，编制件号。

4、案卷内填写卷内目录：一般每份文件单独为一件，请示与批复、来文与复文、原件与复印件、正件与附件，按一件计算；各种报表、名册、书刊等为一件；其次填写备考表，拟写案卷标题。

（三）移交归档

1、各单位兼职档案员将整理好的案卷打印移交目录，于每年的5月底前向档案科移交上一年的档案。

2、移交档案，交接双方当面检查案卷质量、数量，合格后双方在移交目录上签字（一式两份），各执一份备查。

四、党政档案的管理和利用

（一）档案科负责对接收的党政档案进行分类、编目、入库保管，并编制科学适用的分类目录和全引目录，进行计算机管理，为查阅利用服务。

（二）档案库房要保持清洁卫生，案卷排列有序。定期进行安全检查，最大限度延长档案寿命。

（三）查阅党群、行政档案按规定办理手续，查阅档案可按学院档案科有关规定执行。

（四）调阅学院党委会议记录，会议纪要和党委重要文件，须经党委办公室领导批准。调阅院务会议纪要、记录和学院重要行政文件材料，须经院长办公室领导批准。

（五）严格遵守保密规定和安全保管条例，禁止查阅人员进入库房，确因工作需要时，须经档案人员同意方可入内。

五、附则

（一）附表一：党群类档案归档范围及保管期限表

（二）附表二：行政类档案归档范围及保管期限表

附表一

党群类档案归档范围及保管期限表

DQ-11党委办公室        

序号	类目名称		保管期限
1	上级机关召开会议印发本机关的文件或本机关负责人在上级机关会议上的发言。		永久
2	上机机关或负责人针对本院的指示、批复、通报、批示、讲话。		永久
3	上级对本院干部任免、奖励、处分的决定、通知。		永久
4	上级对本院的调查或检查工作形成的重要文件。		永久
5	上级召开会议（非专指本院）文件	重要文件	永久、长期
		一般文件	短期
6	上级机关普发的文件	重要的	永久、长期
		一般文件	短期
7	同级机关或负责人对本机关的决定、通知、批复、通报、批示。		永久或长期
8	代同级机关起草被采取的文件底稿及正式发文。		永久
9	同级机关和非隶属机关颁布的非本机关主要业务但需执行的条例、规定、通知等。		短期
10	党委工作规章制度。		长期
11 、    党  代  会	（1）召开党代会的请示和批复、会议筹备计划、通知、工作报告、决议、记录、总结、领导讲话稿、照片、录音、录像，大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法、选举结果和上级批复等。		永久
	（2）提案和办理情况；会议简报、会议情况反映记录，小组会议记录、重要贺信贺电。		长期
	(3)参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及会议讨论的文件。		短期
12	党委会（扩大）、书记院长碰头会、民主生活会，总支书记会、会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件。		永久
13	党委向上级有关部门的请示。		永久
14	党委工作计划、报告、总结。		永久
15	党委发布的决定、办法、指示、批转、通报、通知。		永久
16	以党委名义召开的工作会议材料		永久
17	院党委和上级党委调研、检查、巡视学院工作形成的文件材料。		永久
18	党委负责人在院内的重要讲话稿，和参加上级会议的发言稿		永久
19	党委工作简报、情况反映、工作信息。		永久
20	党委大事记		永久
21	党和国家领导人、地方党政领导人及各级机关领导人来院视察、检查工作时的题词讲话、报告等声像材料。		永久
22	党群系统启用新印章的文件，印模及旧印章。		永久
23	党群系统重要统计材料。		永久
24	党委保密文书工作的有关材料。		长期
25	重要的群众来信来访及处理材料。		长期
26	党委与有关机关联系、协调的往来函件。		长期
27	以院党字、院党办字文号编制的文件。		永久、长期
28	其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料。		永久、长期
29	党委各部委、总支上报的党务工作计划总结、报告、请示及批复（原件)。		长期

DQ-12纪检委、监察室  

序号	类目名称		保管期限
1	上级纪委关于纪检、监察工作文件	普发文件	长期、短期
		针对本院	永久、长期
2	纪委、监察室工作规章制度。		长期
3	纪委、监察室工作计划、报告、决定、总结、调查材料。		永久
4	纪委、监察会议记录。		永久
5	党员处分、复查材料。		长期
6	群众来信来访及处理意见。		长期
7	纪委监察室立案调查、处理材料。		短期
8	以纪委文号编制的文件。		永久、长期
9	其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料。		永久、长期

DQ-13  组织部  

序号	类目名称		保管期限
1	上级关于组织工作文件	普发文件	长期、短期
		针对本院	永久、长期
2	组织工作规章制度。		长期
3	本院组织工作计划总结、决定、报告（含调查报告），年度组织工作重要统计。		永久
4	组织部召开的重要会议记录、纪要等材料。		长期
5	本院组织机构设置，变动的报告及决定、通知、批复。		永久
6	各党总支、支部改选报告、审批材料。		长期
7	党总支、支部、书记委员名册。		长期
8	党员名册。		长期
9	关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格，党员退党的文件材料。		长期
10	发展党员、预备党员的名册。		长期
11	党员和党组织情况统计年报表。		永久
12	党组织关系转入、转出介绍信存根。		长期
13	先进党支部、优秀党员和优秀党务工作者的名单，市级以上先进材料。		永久
14	出席市级以上党代会代表名单、登记表。		永久
15	表彰优秀党员材料。		长期
16	党员教育、党校工作形成的文件材料。		长期
17	以学院组织部文号编制的文件。		永久、长期
18	其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料。		永久、长期

DQ-14   宣传部  

序号	类目名称		保管期限
1	上级关于宣传、精神文明的文件	普发文件	长期、短期
		针对本院	永久、长期
2	宣传、精神文明、网络管理工作规章制度。		长期
3	本院宣传、精神文明、网络建设与管理、院广播台工作计划、总结、决定、通知、重要统计。		永久
4	教职工政治思想工作动态及调查材料。		长期
5	理论学习的安排、总结、规划、通知。		长期
6	反映本院重大活动的剪报、照片、录音、录像、图表。		永久
7	本年度院报出版的文件材料（正版、签审表、最后一次定稿）。		永久
8	以学院宣传部文号编制的文件。		永久、长期
9	其它在保存价值的文件材料，实物、声像材料。		永久、长期

DQ15 统 战

序号	类目名称	保管期限
1	上级关于统战工作的文件	长期-短期
2	本院统战工作计划、总结、统计报表	永久
3	本院有关统战工作的规定、办法。台、港、澳和侨务工作材料	长期
4	本院统战工作情况调查及典型材料	长期
5	本院各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料	永久
6	各民主党派成员和负责人名册及有关材料	长期
7	统战工作会议记录	长期

DQ-16工会    

序号	类目名称		保管期限
1	上级关于工会工作、妇女工作的文件。	普发文件	长期、短期
		针对本院	永久、长期
2	工会工作、妇女工作的规章制度。		长期
3	工会、妇女工作计划、总结、报告决定、重要通知、重要统计。		永久
4  职代 会、妇代 会	（1）请示、批复、通知、决议、代表名单、工作报告、领导讲话、大会发言、选举办法、先举结果报告及上级批复，重要的声像材料。		永久
	（2）重要通知、大会纪要、简报、候选人情况介绍，重要的贺电、贺信、提案及办理结果。		长期
	（3）筹备工作计划、方案、总结、会议工作小组材料、代表证。		短期
5	表彰工会、妇联、先进集体、先进个人材料名单。		长期
6	处分会员材料。		长期
7	工会、妇联会议记录本、会议纪要。		长期
8	工会会员名册、工会、妇联基层干部名册。		长期
9	以学院工会、妇联文号编制的文件。		永久、长期
10	其它保存价值的文件材料、实物及声像材料。		永久、长期

DQ-17院团委      

序号	类目名称		保管期限
1	关于共青团、社团工作文件。	普发文件	长期、短期
		针对本院	永久、长期
2	团委、社团工作的规章制度。		永久
3	团委、社团工作计划、报告、决定、总结、重要统计。		永久
4、 学 代 会	（1）关于召开会议的请示、批复、通知、代表名单、工作报告、领导讲话、大会发言、选举办法及结果、会议决议、上级选举批复、重要的声像材料。		永久
	（2）大会议程、纪要、简报、重要贺信、贺电、提案。		长期
	（3）筹备工作计划、总结、会议工作组材料。		短期
5	团委基层干部、学生会干部任免通知。		长期
6	团组织、团专职干部统计年报。		永久
7	团委工作典型调查材料、优秀团员材料。		长期
8	表彰先进团支部、优秀团总支材料。		长期
9	处分团员材料及复查材料。		长期
10	批准入团、离团材料及名单。		长期
11	团干部名单。		长期
12	团员名册。		长期
13	团委会议记录。		长期
14	学生会文件、材料。		长期
15	组织学生参与的各种会、社团的有关材料。		长期
16	各团总支工作计划、总结及有关材料。		长期
17	团委牵头组织重大活动的有关材料。		长期
18	社团活动、社会实践的有关材料。		长期
19	以院团委文号编制的文件。		永久、长期
20	其它有保存价值的文件材料、实物及声像材料。		永久、长期

DQ-18 学生处  

序号	类目名称		保管期限
1	上级关于学生工作的文件。	普发文件	长期、短期
		针对本院	永久、长期
2	学生工作规章制度。		长期
3	学生工作计划、总结、决定、报告、通知、重要统计。		永久
4	学生工作调查报告、典型材料。		长期
5	学生政治工作人员名单。		长期
6	学生政治工作队伍选拔、管理性文件。		长期
7	勤工俭学有关材料。		长期
8	奖（助）学金评选办法及名册。		长期
9	优秀学生、先进班级评选材料。		长期
10	毕业生集体合影（毕业照）。		永久
11	学生违纪处理材料。		永久
12	学生思想教育、政治工作。		长期
13	军训工作有关材料。		长期
14	其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料。		永久、长期

附表二

行政类档案归档范围及保管期限表

 XZ-11院长办公室      

序号	类目名称		保管期限
1	上级机关召开行政方面的会议、印发本机关的文件或本院负责人在上级机关会议上的发言。		永久
2	上级机关或负责人针对本院的指示、批复、通报、批示、决议、讲话。		永久
3	上级机关对本院的调查或检查工作形成的重要文件。		永久
4	上级召开会议（非专指本院）文件	主要文件	长期
		一般文件	短期
5	上级机关普发的文件	重要的	永久、长期
		一般文件	短期
6	代同级机关草拟被采取的文件底稿及正式文件。		永久
7	同级机关或负责人对本机关的决定、通知、批复、通报、批示。		永久、长期
8	同级机关或和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需执行的条例、规定、通知等。		长期、短期
9	学院有关行政管理的规章制度。		永久
10	学院年度、学期工作计划、总结、报告。		永久
11	院长办公室、院长书记碰头会、党政联席会议、院务会议、会议记录、纪要。		永久
12	院务委员名单、会议记录、纪要。		永久
13	以学院名义发布的决定、办法、指示、批转通报、通知。		永久
14	全院性的工作会议、座谈会文件材料。		长期
15	院领导在会议上的重要讲话和参加院外会议发言稿及声像材料。		长期
16	学院发展规划及上级批复。		永久
17	学院向上级有关部门的请示。		永久、长期
18	学院评估材料。		永久
19	有关全院性工作的调查材料和经验总结。		永久
20	学年报表、综合统计年报资料汇编。		永久
21	启用印章的文件及印模。		永久
22	本院历史沿革、情况介绍。		永久
23	本院大事记、年鉴、简报、信息、动态等。		永久
24	党和国家领导人、地方党政领导人、上级机关领导来院视察、检查工作时的题词，讲话声像材料等。		永久、长期
25	学院领导同上级领导有关学院工作的重要信件。		长期
26	校史工作资料。		长期
27	（1）校庆工作主要计划、领导讲话、来宾名单、请柬、校友签名册，重要的贺电、贺信、纪念品、声像材料等。		永久
	（2）校庆活动的一般材料。		长期
28	校友工作材料		长期
29	群众来信来访材料。		长期
30	普选工作材料。		短期
31	计划生育文件材料，独生子女证名册。		长期
32	车队管理工作有关材料。		长期
33	以院字和院办字文号编制发布的文件。		永久、长期
34	学院各部、处、二级学院等行政机构上报的工作计划、总结、报告、请示及批复。		长期
35	其它有保存价值的文件材料、声像材料和实物。		永久、长期

XZ-12人事处        

序号	类目名称	保管期限
1	上级机关关于人事工作的文件。	长期
2	人事工作规章制度。	长期
3	人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录。	永久
4	关于机构设置、编制规划、计划、报告、上级批复。	永久
5	关于院内机构设置、变化的材料。	永久
6	干部人事任免文件材料及名册。	永久
7	教职员工的聘用、辞职材料（含聘用合同）。	长期
8	表彰奖励先进集体、先进教职工材料。	长期
9	处分教职工的材料和复查、撤消处分材料。	长期
10	教职工的动态月报。	长期
11	师资培训计划、管理工作计划、规定、总结。	永久
12	教师进修计划、安排、总结。	长期
13	教师工作量的规定及执行情况。	长期
14	教师业务考核、干部职工目标考核材料。	长期
15	人事工作各类统计表、报表。	永久
16	教职工名册、登记表。	长期
17	处级、科级干部名册。	长期
18	教职工评定考核、聘任专业技术职称材料及上级批复材料。	长期
19	教职工转正定级、工资调整核定、教职工工资发放名册。	长期
20	教职工院内调整材料。	长期
21	教职工的录用、调入材料。	长期
22	教职工、调出、退休、辞职、除名材料。	长期
23	教职工援外和支援边远地区材料。	长期
24	使用临时工有关材料。	长期
25	人民群众来信来访材料。	长期
26	以院人字文号编制的文件。	永久、长期
27	其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料。	永久、长期

XZ-13监审、审计        

序号	类目名称	保管期限
1	上级有关监察、审计工作的文件。	长期
2	监察、审计工作规章制度。	长期
3	监察、审计工作计划、总结、决定、报告。	长期
4	监察、审计工作统计年报及重要报表。	长期
5	审计通知书、决定及部门单位领导的审批意见和部门单位下达的行文，以及审计意见书和移交处理书的有关审计公文。	长期
6	监察工作中的有关公文。	长期
7	监察、审计工作方案，检查意见书的落实情况和审计决定执行情况的报告和记录。	长期
8	审计报告、审计报告征求意见书，被审计单位的书面意见和审计组的书面说明，审定审计报告的记录、证据、审计工作底稿。	长期
9	有关审计项目的请示报告、批示和会议记录。	长期
10	重要的来信来访和来访记录。	长期
11	扣交款和停止拨款、冻结银行账号、通知书和回执。	长期
12	其它有保存价值的文件资料、实物和声像材料。	永久、长期

XZ-14保卫处      

序号	类目名称	保管期限
1	上级有关保卫、安全稳定、征兵工作文件。	长期、短期
2	保卫、安全稳定、征兵等工作的规章制度。	长期
3	保卫、安全稳定工作计划、总结、报告、决定、调查材料、重要统计。	永久
4	院内治安案件的侦察、调查、处分、结论材料及上级的批复、判决书。	长期
5	不稳定因素的排查、调查和化解不稳定因素的办法及分析总结材料。	长期
6	校师生员工的案件平反，复查处理结论及上级的批复。	长期
7	要害部门的安全保卫、消防工作。	长期
8	保卫、稳定工作简报。	长期
9	上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件。	长期
10	社会治安、综合治理材料。	长期
11	其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料。	永久、长期

XZ-15后勤工作    

序号	类目名称		保管期限
1	上级有关后勤工作文件	普发的	长期、短期
		针对本院的	永久、长期
2	后勤管理工作规章制度。		长期
3	本院后勤工作计划、总结、报告、决定、重要统计。		长期
4	校后勤处辖各部门、科室、计划、总结、报告等。		长期
5	校舍及公寓管理、调整、转移等方面的规定、总结。		长期
6	校内水、电、暖的管网维修、改造计划、报告、批复、图纸等材料。		永久
7	校园绿化，爱国卫生，师生用餐、饮水、疾病防治的检查评比和汇报材料、调查材料。		长期
8	防震、防汛 、三废治理工作的文件材料。		长期
9	师生员工健康状况调查材料及统计表。		永久
10	其它有保存价值的文件材料、实物及声像材料。		永久、长期

XZ-16资产管理      

序号	类目名称		保管期限
1	上级有关资产管理工作文件	普发的	长期、短期
		针对本校的	永久、长期
2	资产管理工作的规章制度。		长期
3	资产管理工作的计划、总结、决定、决议、通知、调查材料及重要统计。		永久
4	房屋管理、调配使用、转移等的规定、协议。		永久
5	征地批准文件、签订的合同、协议及土地证书红线图、拆迁补偿协议。		永久
6	关于本校地界变化、交换、转让、租用的报告、批复及附图。		永久
7	关于土地、房产纠纷的来往文件材料及处理结果。		永久
8	产权证书		永久
9	上级有关仪器、设备物质管理工作文件。		长期
10	设备、仪器购置计划、报告经费预算方案。		长期
11	设备、仪器移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复。		长期
12	仪器、设备业务工作的综合性材料和统计。		永久
13	订购合同协议、签呈、准购批示。		永久
14	其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料。		永久、长期

XZ-17档案        

序号	类目名称		保管期限
1	上级关于档案工作文件	普发的	长期、短期
		针对本院的	永久、长期
2	学院档案工作规章制度。		长期
3	档案工作计划、总结、报告、决定、调查材料、重要统计。		永久
4	档案发展规划、藏品目录，档案移交清单		永久
5	档案编研及出版物。		永久
6	档案销毁报告及销毁清册。		永久
7	档案科指南、全宗介绍。		永久
8	其它有保存价值的文件资料、实物及声像材料。		永久、长期

XZ-18  图书

序号	类目名称		保管期限
1	上级关于图书工作文件	普发的	长期、短期
		针对本院的	永久、长期
2	有关图书工作规章制度。		长期
3	图书馆工作计划、总结、报告、决定、调查材料、重要统计。		永久
4	学院图书概况，发展规划、藏书目录，图书赠送往来交换清册。		永久
5	图书馆对外交流的有关材料。		长期
6	其它有保存价值的文件资料、实物及声像材料。		永久、长期

陕西国际商贸学院教学类档案管理办法

陕商院办〔2015〕18号

为了加强我校教学单位的档案（以下简称“教学档案”）工作，确保此类档案收集齐全、管理规范、利用方便，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》的相关规定，结合我校实际，制定本办法。

一、总则

1、教学档案是学校档案的重要组成部分。它既是衡量学校教育教学质量和管理水平的标志之一，又是学校评估不可缺少的支撑材料，对学校建设和发展具有重要的凭证作用和查考价值。因此必须坚持对现实和历史负责的原则，切实做好教学档案工作。

2、教学档案是教学职能活动的原始记录，主要包括综合管理、教学、科研、实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践，毕业生工作及教材等工作中形成的各种文件材料，教学档案在院办档案科的指导下整理归档，由档案科集中统一保存。

3、教学档案应与教学工作同步管理，各教学单位要将档案工作纳入教学工作计划，在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作，以保证每项重要工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

4、各教学单位应明确分管档案工作的负责人和专（兼）职档案员，把档案工作纳入其岗位职责，确保教学档案工作顺利开展。教学档案管理员工作变动时，必须办理档案交接手续。

二、归档范围与保管期限

1、学校在从事教学、教研以及其他各项教学活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子载体材料等不同形式的历史记录，和在教学运行、教学管理、教学建设中产生的文件材料，均属教学档案。

2、教学档案的保管期限分为永久、长期（50年）和短期（15年）。凡是反映教学主要职能活动和基本历史面貌，对学校和社会有长远利用价值的，列为永久保管；凡是在较长时期内有查考价值的，列为长期保管；凡是在较短时期内有查考价值的，列为短期保管。

3、教学文件的具体归档范围及其保管期限，参见附件《陕西国际商贸学校教学文件材料归档范围与保管期限表》。

4、不归档文件及范围：

（1）上级有关教学的普发而不需办理的文件。

（2）上级有关教学未定稿的文件。

（3）重份文件。

（4）无查考利用价值的事务性、临时性文件。

（5）非隶属单位抄送的不需要办理，无参考价值的文件。

（6）校内其它单位抄送的不需要办理，无参考价值的文件。

（7）与校外单位交换来的材料。

三、教学档案归档流程与要求

1、平时收集：学校实行由文件材料形成或文书处理部门立卷归档制度，各教学单位和教学职能部门应做好文件材料的日常积累，应参照教学归档范围，结合本部门业务职能，建立预归档文件夹（盒），在平时工作中将办理完毕需要归档保存的文件材料及时装盒，防止散失。

2、立卷整理：每年10月底前，教学各部门秘书及相关人员，将上一学年形成的归档文件，以件为单位进行归档。试题试卷按课程以“班”为单位整理装袋。毕业论文、实验报告按专业以“人”为单位整理成册。

3、移交归档：每年11月底前，教学各部门秘书及相关人员将整理好的案卷，二级学院向二级学院档案室专（兼）职档案员移交，其它教学部门向档案科移交。归档移交时要认真填写移交目录，交接双方核对无误后履行签字手续，移交目录随档案保存。

4、编目保管：教学专（兼）职档案员对接收的档案分别编号装盒，入柜存放。档案盒脊背上标注盒内档案的形成年度（或针对年度）、主题内容和档案起始号。试卷、论文可按自然状态单独排架编目。

5、提供利用：要积极发挥教学档案在教学、科研及管理工作中的凭证作用和查考作用，编制检索目录，为利用者查阅提供方便。对不宜公开的档案，要注意保密。借用档案应办理登记手续，严防丢失和损坏。

6、鉴定销毁：对保管期限已满的档案，要进行保存价值鉴定，凡无需再继续保存的档案，应编制销毁清册，经教学主管档案工作的负责人审批后销毁；若还有保存价值，应按重新划定的保管期限继续保管。

四、附则

1、一部分不属规定的归档范围内的材料，根据教学评估的要求在二级学院保管，并按规定编目。

2、附表：《陕西国际商贸学院教学文件材料归档范围和保管期限表》。

附表

陕西国际商贸学院教学文件材料归档范围和保管期限表

JX-11 综合

序号	类目名称			保管期限
1	上级有关教学工作文件		普发的	长期或短期
			针对本院的文件	永久
2	本院教学工作规划、计划、总结、会议记录、调研报告			永久
3	本院编制的教学工作综合性的统计报表、大事记			永久
4	本院培养目标、培养规格、学制等方面的规定、办法、报告及上级批复			永久
5	本院教学工作综合性的制度、办法、条例			长期
6	本院召开的各种教学工作会议形成的材料			长期
7	教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料			长期
8	专科、本科联合办学的有关材料			长期
9	各类教学工作统计报表			永久
10	以教务处名义下发或上报的文件			长期或短期
11	本院学生运动会材料	（1）本院运动会秩序册、开幕、闭幕词		长期
		（2）本院学生参加院外市级以上运动会获奖材料		长期
12	本院非学历教育的培训班、进修班材料			长期
13	其它有保存价值的文件材料、实物、声像材料			永久或长期

JX-12 学科与实验室建设

序号	类目名称		保管期限
1	上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料		永久或长期
2	本院各学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批、筹建有关材料		永久
3	本院学科、品牌专业建设、实验室建设文件及统计报表		永久
4	本院有关实验室管理的规章制度及其它材料		长期
5	本院各学科、专业、实验室建设发展规划、计划、总结	重点学科、专业报表设置	永久
		一般学科、专业	长期

JX-13  招生

序号	类目名称		保管期限
1	上级有关招生工作的文件资料	涉及本院的招生计划、指标	长期
		普发性的规定、办法	短期
2	本院招生工作计划、总结、规定、办法、请示报告、生源计划及上级的批复		长期
3	本院招生简章、专业介绍、专业目录及招生宣传材料		短期
4	新生录取材料及新生名单（录取名册）		永久
5	各大区计划与总结、招生情况统计报表		长期
6	招生工作评优表彰材料		永久
7	本院委培、代培、自费生合同、协议		长期

JX-14 学籍管理（本科生JX14.14,专科生JX14.15,中专生JX14.16,非学历教育JX14.17）

序号	类目名称	保管期限
1	学生学籍变动情况汇总表上级有关学籍管理方面的文件	长期或短期
2	本院学籍管理制度、办法、规定、条例	长期
3	本院新生入学登记表	永久
4	在院学生名册、人数统计表	永久
5	本院学生学籍卡	永久
6	本院学生成绩总表	永久
7	四、六级学生成绩总表	永久
8	本院学生学籍变更材料（包括休学、复学、转学、转专业、退学等）	长期

JX-15 课堂教学与教学实践

序号	类目名称	保管期限
1	各专人才培养方案、教学计划、教学大纲	永久
2	课程建设要求及安排、院历表、课表	长期
3	各院、直属系各专业课程试题	长期
4	典型教案、重要备课记录、教师授课计划表	长期
5	实习大纲、实习计划、总结及有关材料	长期
6	社会调查、社会实践计划、总结及有关材料	短期
7	调停课备案表、学期考试安排表	长期
8	学期教师教学工作量登记表和汇总表	长期
9	教学检查、抽查材料汇总	长期
10	精品课程、多媒体课件建设材料	长期
11	教学改革立项、结题材料	长期
12	教学成果奖材料、教学竞赛、评优获奖情况	长期
13	实验室上报的各种统计报表	长期
14	实验项目的开出、变更、实验内容等相关资料	长期
15	实验教学大纲、实验教材（指导书）	永久
16	学生实验登记本、实验室开放记录	短期
17	教学管理规章制度	永久
18	上级职能部门下发的各种检查、评估文件	长期
19	教学质量监控体系、教学事故处理记录和相关材料	长期
20	各类人员的听课记录及分析、反馈材料	长期
21	以教务处名义下发的关于教学实践的文件、简报	永久、长期或短期

JX-16 学位

序号	类目名称	保管期限
1	上级有关学位工作的文件材料	长期
2	本院学位评定条例、办法、计划、总结	长期
3	新办专业学位授予权的申报材料及批复文件	永久
4	学位委员会会议记录、决定	长期
5	学位委员会授予学位清册	永久
6	本科生优秀学士学位论文	长期
7	毕业生答辩材料	长期

JX-17 毕业生

序号	类目名称	保管期限
1	上级有关毕业分配的文件材料	永久或长期
2	大学生就业工作规章制度	永久或长期
3	毕业生工作计划、决定、报告、总结、统计、会议记录	长期
4	毕业生正式分配方案及调配派遣名册	永久
5	毕业证、派遣证存根领取签收册	长期
6	毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料	长期
7	毕业生毕业证、结业证清册及电子注册有关材料	永久

JX-18  教材

序号	类目名称	保管期限
1	教材建设与管理方面的文件	永久
2	自编、主编教材	永久
3	各专业培养方案规定的主要课程选用教材目录	长期
4	教材建设情况（教材建设规划及措施、教材立项及资助情况、自编教材获奖情况统计等）	长期
5	其它有保存价值的自编参考资料（包括声像材料）	短期

JX-19教学评估资料

序号	类目名称	保管期限
1	按评估指标体系分类整理的各类支撑材料	长期

陕西国际商贸学院财会档案管理办法

为了加强财会档案的管理,提高财会档案的服务质量和管理水平，更好地发挥财会档案在我校各项工作中的作用。根据《中华人民共和国档案法》和国家教育部 、国家档案局第27号令《高等学校档案管理办法》的规定，制定本办法。

一、总则

（一）凡在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的综合管理材料、会计凭证、会计账簿、财务报告等材料，均属财会档案。

（二）财会档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，是我校全部档案的重要组成部分，必须实行集中统一管理，有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

（三）财会档案工作应纳入学校财会部门管理制度，纳入财会工作计划、规划，纳入财会部门人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时，要布置、检查、总结、验收财会档案工作。

（四）根据《中华人民共和国档案法》及《高等学校档案管理办法》的规定，校档案科对不符合财会档案管理制度现象，有权及时检查和纠正，对造成不良后果的单位和个人依照《档案法》中有关条款予以处理。

二、财会档案的归档范围

（一）归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料，必须完整反映财务管理，会计活动的全过程，必须对学校和社会 当前和长远具有参考价值和凭证作用，保证完整、准确、系统。充分考虑财会档案的类型特点。

（二）归档的主要内容和重点

归档的主要内容包括：综合管理文件、会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册等其它应归档保存的会计材料（详见财会类档案归档范围及保管期限表），归档的重点是会计活动中各个阶段形成的、不同类型的、具有长期保存价值的文件材料。

（三）不归档的文件材料

上级有关财务的普发性（非专指高校）、不办的文件；未定稿的文件；重复文件及校内其他单位发来的文件；未生效的合同、协议、单据；无查考利用价值的一般性、临时性文件；与校外单位交换来的材料（可作为资料保存）。

三、财会文件材料的立卷和归档流程及要求

（一）学校财会部门领导，在制定财会计划时，要向会计经办人员布置形成积累财会材料的任务，确定本部门的专（兼）职档案员。

（二）财会部门的专（兼）职档案员，要督促会计承办人员做好平时材料的收集、积累，注意材料的完整、系统和准确。

（三）坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则，财会部门专（兼）职档案员负责将积累的文件材料组卷、成册，向学校档案科移交。

(四) 立卷要求：

1、财会档案的立卷应遵循会计核算材料的形成规律和特点，保持其有机联系，便于保管和利用的组卷原则，将归档的会计核算材料收集齐全、完整。根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量、保管期限分别整理、组卷。

2、财会部门按照会计年度时间进行组卷，不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。将各种记账凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷，每卷不超过200页。

3、案卷封面应逐项按规定填写清楚，标题要简明，确切反映卷内材料内容。包括责任者、文件类型、名称。用蓝黑墨水或碳素墨水笔书写、字迹工整、清晰。

四、财会档案的验收归档

（一）当年产生的会计材料，财会部门应于次年第一季度内整理、组卷。

（二）归档时间：管理性文件次年5月前归档。其它会计核算材料，在会计年度终了后，可暂由会计部门保管二年，期满之后，填写移交目录，由本部门领导审查后，集中向档案科办理移交手续。

（三）编制移交目录：归档移交目录内容包括：财会文件材料名称、份数和起止日期。一式两份连同整理好的案卷一并向档案科移交。交接双方当面检查验收合格后签字盖章，各执一份备查。

（四）档案科接收财会档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案人员应当会同财会部门经办人员共同拆封整理，以分清责任。

五、财会档案的管理与利用

（一）财会档案原则上不得借出。如有特殊需要，经校领导批准，并办理登记手续。财会档案的查阅或者复制必须有财务人员到档案科办理。

（二）校内单位因工作需要查阅学校财会档案，须书面申请并经财会部门领导和档案科领导签字同意后，由财务人员或财会档案员查阅。查阅财会档案的人员严禁在财会档案上涂画，拆封和抽换。

（三）财会档案的保管期限按《财会档案归档范围及保管期限表》（见附件）执行。根据财会档案的历史价值、使用价值，将保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。

财会档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

（四）本办法规定的财会档案保管期限为最低保管期限，各类财会档案的保管原则上应当按照本办法附表期限执行。

六、 财会档案的鉴定和销毁

保管期满的财会档案，根据国家财政部、国家档案局财会字（1998）32号文件，按照以下程序销毁：

（一）由校档案科会同财务处提出销毁意见，编制财会档案销毁清册，列明销毁财会档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

（二）主管财会档案的校领导在销毁清册上签署意见。

（三）销毁财会档案时，应当由档案科和财务处共同派人员监销。

（四）监销人在销毁财会档案前，应当按照财会档案销毁清册，所列内容认真清点，核对无误后，在销毁清册上签字盖章，方可进行销毁。

（五）保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁。应单独抽出立卷。并在相应的存放地点、检索工具中和销毁清册上注明。

（六）正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的财会档案不得销毁。

七、附则

（一）附表：财会类档案归档范围及保管期限表。

附表

财会类档案归档范围及保管期限表

CK11综合文件

序号	类目名称	保管期限
1	上级有关财务工作的文件材料	永久
2	本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件	长期
3	学校基金管理工作文件	短期
4	有关财务管理方面的其它文件材料	短期
5	会计移交清册	15年
6	财会档案移交保管清册	永久
7	财会档案销毁清册	永久

CK12会计报表

序号	类目名称	保管期限
1	决算报表（含基建综合决算）	永久
2	预算会计报表	5年
3	年度以上规划表、分配计划、测算表	25年
4	年度以上各种统计报表（含工资报表）	25年
5	季度以下各种计划、统计报表	5年

CK13会计账簿

序号	类目名称	保管期限
1	涉及外事会计账簿	永久
2	总账	15年
3	日记账 （其中现金和银行存款日记账）	15年 25年
4	明细账	15年
5	分户账（预算内、外）	15年
6	固定资产明细账（固定资产报废清理后保管5年）	15年
7	学校专项基金帐	15年

CK14会计凭证

序号	类目名称	保管期限
1	涉及外事的会计凭证	永久
2	预算内外各种原始凭证、记账凭证	15年
3	各种完税凭证和缴、退库凭证	15年
4	学校基金各种原始凭证、记账凭证	15年
5	银行存款余额调节表、银行对外账单	15年
6	会计拨款凭证及其它会计凭证	15年
7	涉及债权、债务及未清理完毕的凭证	25年

CK15 工资清册

序号	类目名称	保管期限
1	工资发放名册	永久
2	工资转移、证明、通知存根	25年
3	各种奖金、奖学金、贷学金、助学金名册等	15年

陕西国际商贸学院基本建设档案管理办法

陕商院办〔2015〕18号

为了规范我校基本建设档案管理，根据《中华人民共和国档案法》（中华人民共和国主席令第58号）、《国家重大建设项目文件归档要求与整理档案规范》（国家标准DA/T28-2002）和《国家重大建设项目档案验收办法》等有关规定，结合学校实际，制定本办法。

一、总则

（一）基建档案是指学校在基本建设管理，工程项目建设，构筑物，建筑物改、扩建和维修、加固等活动中直接形成具有保存价值的文字、图表、图纸、声像等各种载体形成的文件材料。

（二）基建档案对学校建设和发展具有重要的凭证作用和参考价值，必须实行集中统一管理，确保基建档案完整，准确与安全。

（三）学校在与有关单位签订基建工程勘测、设计、施工、监理、检测及大型设备购置合同时，应设立专门条款，明确其提交相应文件整理归档的责任。对没有提供准确完整的归档文件者，必须在合同中约定予以追究。

（四）基建工程（含房屋，管线等建筑设施修缮和改造）项目在正式竣工验收前，学校负责该工程的部门应通知档案科对准备归档的基建文件材料进行预验收。凡未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。

（五）财务、审计部门在进行基建工程财务决算以及最后结算质保金时，应先取得档案科出具的归档证明。凡归档文件材料不齐全完整的，不得进行财务结算。

（六）学校基建处应有一位负责人分管档案工作，配备相应的专（兼）职档案员，负责基建文件材料的形成、积累和归档。要将基建档案工作纳入工作计划、管理制度及相关人员职责范围，实现基建档案与基建工程建设同步管理。

二、基建档案的归档范围

（一）基建档案是指在基本建设管理和基本建设工程项目活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式和载体的文件材料。

（二）凡是学校建筑物、构筑物，地上地下管线等基本建设工程，在规划、设计、施工，改建、维修和管理过程中形成的，对学校和社会有参考价值和凭证作用的文件材料，均属归档范围。

（三）归档的基建文件材料必须真实准确地反映基建管理和项目建设的全过程，与客观实物相符，遵循其自然形成规律，保持其有机联系，便于保管和利用。

（四）基建档案的主要内容包括综合管理，可行性研究、项目审批、招投标、勘测、设计、施工、监理、检测、竣工验收、地下管网、财务和器材管理等方面的文件材料和图纸。其具体内容参见附件《陕西国际商贸学校基建文件材料归档范围和保管期限表》。

三、基建档案的归档流程和要求

（一）形成积累

1．基建档案建档工作要与工程项目建设进程同步管理。基建工程一开始，基建负责人在布置工作计划的同时就要落实兼职资料员，参照归档范围，及时将应归档的文件材料积累和审查、保存。否则，视为渎职，应承担相应责任。

2．基建档案归档工作实行分工负责制。分管基建工作的学校领导在安排工程任务时，同时要指导和安排基建档案资料收集、整理、归档事宜。基建处负责综合管理性文件以及新建项目文件材料的收集、整理，并对项目承包单位的归档工作予以组织和协调。基建处、后勤管理部门等部门负责各自组织的对原有房屋或地上、地下管线改造，道路改造，维修中形成的文件材料的收集整理，按时向档案科移交归档，任何个人不得据为己有。

3．基建项目实行总承包的，由总承包单位负责全部文件的收集，整理和归档。几个单位分别承包的，由各分包单位将各自形成的文件材料收集整理后，交总承包单位汇总。勘察，设计、检测、监理文件分别由承包单位负责收集整理，交基建处汇总后统一归档。

4．竣工档案文件是基建工程的实际反映，必须确保其真实，准确、完整。基建项目施工及调试完成后，由施工单位负责编制竣工文件，监理单位负责审核。所有竣工图必须加盖竣工图章。内容填写应齐全、清楚、有关责任人分别签名，不得代签。

5．凡需归档的基建文件材料格式应统一，纸质优良，字迹工整、耐久，图像清晰。一般材料只需归档一份，对重要的且经常使用的竣工图应归档两套，其中一套封存，另一套可借阅使用。

（二）整理组卷

1．基建工作中形成的各种文件材料在归档前，应根据国家有关规定和档案管理的要求，由文件形成单位整理组卷，档案科负责业务指导与协助。

2．组卷要遵循文件的形成规律，区分不同价值，便于保管和利用，综合管理文件按年度结合问题组卷；项目施工文件按单项工程、单位工程或工程阶段、结构，专业组卷；竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防等顺序组卷；设备文件按专业、台件组卷。

3．卷内文件按问题、时间或重要程度排列。一般文字在前，图样在后；正件在前，附件在后；批复在前，请示在后；竣工图按专业、图号排列；设备文件按依据性、开箱验收、随机材料、安全调试和运行维修等顺序排列。卷内文件固定排列后逐张打页号。

4．按照著录规则打印卷内目录，填写案卷封面和备考表，拆除文件金属物，修补破损处，三孔一线装订；图纸以手风琴式折叠成四号图纸规格。每件编号，装盒。

（三）验收归档

1．档案验收是基建项目竣工验收的重要组成部分，档案科应是工程验收小组成员，会同基建管理部门负责基建文件材料的验收工作。

2．为了超前控制归档质量，学校基建项目在正式验收前，项目负责部门（基建处、后勤管理部门）应通知档案科，对准备归档的基建文件材料进行预验收。

3．验收基建档案采取现场查验、抽查案卷等方式，抽查重点为项目前期管理性文件，隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等；经检查不合格的档案，要限期整改，并进行复查。

4．凡有下列情形的，一律不得进行或通过项目的竣工验收：①未进行项目档案验收；②项目档案验收不合格，且对存在问题不积极整改。

5．基建项目档案验收合格后，在项目正式通过验收后两个月内，向档案科移交全部档案；有尾工的应在尾工完成后及时归档。交接双方清点无误后，在移交目录上签字、盖章各执一份存查。

（四）基建档案的管理和利用

1．档案科负责对接收的基建档案进行分类编目，入库保管，定期进行安全检查，最大限度地延长档案寿命，确保档案安全。

2．查阅基建档案需按规定办理手续，基建档案原则上是对学校内部的日常维护，改、扩建等工作提供利用，校内查阅可持本单位介绍信直接到档案科查阅，校外人员查阅，需持有关部门正式介绍信，并征得基建处等主管部门和院长办公室同意，必要时还需征得分管院领导同意，方可查阅。

3．借阅使用基建档案，严禁污染、涂改、圈点、抽页和私自拆卷。对已归档的基建文件材料需要更改时，必须填写更改审查单，经基建部门分管负责人同意，未经批准，任何人不得更改基建档案。

4．对超过保管期限或建筑物已不存在的基建档案，应经相关业务部门审查，报主管校长批准，登记造册后方可销毁。

（五）附则

1．本办法适用于学校各种建筑物、构筑物、地上地下管线等，基本建设工程项目（含修缮和改造工程）的档案管理。

2．附表：基本建设类档案归档范围及保管期表

附表

基本建设类档案归档范围及保管期表

JJ11     综合管理

序号	类目名称		保管期限
1	上级有关基建工作的文件	针对本校的	永久-长期
		普发性需执行的	短期
2	基建工作规章制度		长期
3	基建工作规划、计划、总结		永久
4	基建工作统计报表永久		永久
5	基建工程财务决算年度报表		永久
6	征地、办理土地证及地界变化形成的材料		永久
7	有关土地、校产纠纷的来往文书及处理结果		永久
8	全校性总体规划、设计总平面图		永久
9	综合性水、电、气、暖管道分布图		永久
10	综合性地质勘探、地形测量材料		永久
11	校园土地管理及临时建筑材料		短期
12	其他需归档的综合管理性文件材料		长期

JJ12    基建项目

1、前期管理文件

序号	类目名称	保管期限
1	立项审批文件（报告、批复、平面定位图等）	永久
2	施工审批文件（规划许可证、施工许可证等）	永久
3	招标资料（含招标申请、招标文件、投标文件、标底或清单、提标价、评定标材料、中标通知）、合同、协议、答疑记录等	永久-长期

2、勘测、设计文件

序号	类目名称	保管期限
1	地质勘测文件（勘察设计、报告、观测记录等）	永久
2	设计文件（设计任务书、计算书及评价鉴定材料等）	永久

3、施工技术文件

序号	类目名称	保管期限
1	土地施工文件——地基处理记录、变更材料、竣工验收报告	永久
2	设备及管线安装施工文件——地基处理记录、变更材料、竣工验收报告	永久
3	电气、仪表安装施工文件——其它文件材料	长期

4、竣工验收材料

序号	类目名称	保管期限
1	竣工验收报告	永久
2	全部竣工图纸（含变更文件）	永久
3	工程质量评审材料	永久
4	认质认价材料的招投标文件	永久
5	各种专项检测、检验、试验评定文件（消防、环境检测、防雷等）	永久
6	竣工备案材料	永久
7	竣工验收会议纪要	永久
8	工程现场声像材料（照片、光盘、录像带等）	永久

5、监理文件

序号	类目名称	保管期限
1	监理合同、规划、监理实施细则等	长期
2	工程进度、质量、造价监理控制通知、报告、意见	长期
3	监理工作总结、质量评估报告等	长期
4	监理会议纪要、报表及其它相关文件	长期

6、基建财务、器材管理文件

序号	类目名称	保管期限
1	工程财务计划、年度计划	短期
2	工程概预算、决算及审计结果	永久
3	主要材料消耗、器材管理文件	短期
4	交付使用的固定资产清单、大型设备随机文件、产权证书	永久

7、基建工程维修改造文件（由维修管理部门归档）

序号	类目名称	保管期限
1	维修改造审批文件（改建、扩建、加固），设计、计划等	永久
2	维修改造中形成的竣工图纸	永久

陕西国际商贸学院科学技术研究档案管理办法

陕商院办〔2015〕18号

为了加强和规范我校科学技术研究档案（以下简称科研档案）的管理，充分发挥科研档案在学校教学、科研和各项管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》，国家教育部、国家档案局27号令《高等学校档案管理办法》和国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》等法规，结合学校实际，制定本办法。

一、总则

（一）凡在科学研究管理和科学研究实践活动中直接形成、对学校及社会具有保存价值的文字、图表、数据、声像等不同形式、载体的材料，均属科研档案。

（二）科研档案是科研实践活动的真实记录，是重要的信息资源，是科学技术储备的一种形式。必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

（三）科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中，与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。

（四）学校实行科研工作和建档工作“四同步”管理。即下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收，鉴定科技成果与验收，鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。

（五）对重大科研课题的鉴定验收，科研管理部门应要求档案部门参加。档案部门有责任对鉴定或验收后的科研课题材料归档进行督促、检查。

二、科研档案的归档范围

（一）归档的科研管理和科研实践活动中形成的文件材料，必须真实反映科研管理及科研课题（项目）研制活动的全过程，且对学校及社会当前和长远具有参考价值及凭证作用。

（二）归档主要内容包括；综合管理、课题准备、研究实验、测试、总结鉴定、申报奖励、推广应用等过程中形成的材料。具体范围见“科学研究类档案归档范围及保管期限表”。

（三）归档的重点是本校承担的科研课题（项目）各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

（四）几个单位协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料，并将有关的复制件送交主持单位。

（五）取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。

三、科研文件材料的归档流程及要求

（一）为保证案卷质量，实行档案材料形成单位和课题组立卷的归档制度。综合管理文件由科研处立卷归档，科研课题材料由课题组负责归档。课题负责人主持立卷。指定专人负责本课题材料的收集、积累、立卷、归档工作。

（二）归档的科研文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，兼顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性、完整性。

（三）科技人员调离本课题组时，必须将自己承担的研究文件、数据材料和报告等整理齐全交课题负责人后，才能办理调离手续，严禁任何人带走科研文件材料。

四、验收归档

（一） 归档材料原则上要求为原件。尤其是合同、协议，用户使用报告、专家评审意见、鉴定证书或验收报告等依据性、结论性材料。且审批手续完备，印章齐全。

（二）归档时间：科研管理文件在次年的5月底之前；科研课题（项目）材料在鉴定或验收后二个月内归档；科研成果获奖证书及时归档。任何单位和个人不得据为己有。

（三）归档的科研文件材料必须填写移交目录，交接双方检查合格后签字盖章，各执一份备查。

五、科研档案的管理与开发利用

（一）对归档的科研档案，档案科进行科学分类编目，区分密级，根据课题的性质、内容、价值划分保管期限，进行计算机管理，方便查阅。努力开发科研档案资源，为提高社会和经济效益服务。

（二）严格科研档案管理，坚决执行国家科技保密，著作权、专利权等法规制度,为保护科技成果所有权及正确处理科研工作中的各种权益问题提供依据。

（三）科研档案主要提供本校利用，本课题成员可随时查阅， 非本课题人员需征得本课题负责人同意后方可查阅。外单位不提供利用，如特殊情况，须经科研处负责人、课题组负责人和党政办公室负责人批准后方可查阅。

六、附则

（一）附表：科研类档案归档范围及保管期限表。

附表

科研类档案归档范围及保管期限表

KY11    综 合

序号	类 目 名 称	保管期限
1	上级有关科研行政管理文件材料	长期-短期
2	本校科研发展规划、科研工作年度计划、总结	永久
3	本校科研工作统计报表、科研经费预决算	永久
4	本校科研经费、科技开发费用、科技三项费用的分配使用和审批材料	长期
5	本校科研工作管理的规定、条例、办法，会议记录、纪要 ， 科研简报	长期
6	本校科研成果管理工作中形成的综合性文件材料	长期
7	本校各类科研基金管理工作材料	长期
8	本校主持召开的（主办的）各类学术讨论会、科学报告会及校内外学术交流会材料	长期
9	本校科研项目、优秀论文申报、评奖材料	长期

KY12    科研准备阶段

序号	类 目 名 称	保管期限
1	任务书、基金申请书、合同、协议书	长期
2	开题报告与课题调研论证材料、课题审批文件	永久
3	课题研究计划、可行性研究报告、设计方案	长期
4	计划执行情况报告	短期
5	课题投资及预决算材料	短期

KY12    研究试验阶段

序号	类 目 名 称	保管期限
1	试验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料）	永久
2	数据处理材料、包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果）	永久
3	工作原理说明和图纸、技术规范、使用说明等	永久
4	研究工作阶段小结、年度报告	长期
5	配套的照片、录音带、录像带、幻灯片、影片拷贝等	永久
6	样品、样本等实物目录	永久

KY12    总结鉴定阶段

序号	类 目 名 称	保管期限
1	研究报告、研制工作报告	永久
2	论文、专著	永久
3	技术总结报告	长期
4	专家评审意见 、用户使用报告（意见）	永久
5	国内外性能对比或经济效益分析	永久
6	鉴定测试报告	永久
7	鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见）	长期
8	鉴定证书或验收报告	永久
9	推广应用意见	长期

KY12  申报奖励阶段

序号	类 目 名 称	保管期限
1	科研成果申报表（登记表）及审批材料	永久
2	技术查新文件材料	永久
3	科研成果获奖证书、奖章或文件材料	永久
4	申请专利材料（包括专利证书等）	永久
5	其他重要材料	永久

KY12  推广应用阶段

序号	类 目 名 称	保管期限
1	转让合同、协议书	永久
2	生产定型鉴定材料	永久
3	成果被应用或投产后反馈意见	短期
4	推广应用方案及实施情况	长期

陕西国际商贸学院仪器设备档案管理办法

陕商院办〔2015〕18号

为加强学校仪器设备类档案（以下简称设备档案）工作，更好地发挥仪器设备档案在我校教学、科研、后勤等各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》和《高等学校档案管理办法》，结合本校实际情况，制定本办法。

一、总则

（一） 凡作为学校固定资产的仪器、设备在其申报计划、招投标采购、 验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的文件材料，全套随机技术文件和在仪器 设备管理中的综合性材料均属仪器设备档案。

（二）仪器设备档案是学校资产管理的重要记录，必须坚持集中统一管理的原则。便于开发利用，确保仪器设备档案的完整、准确、系统和安全。

（三）仪器设备档案是国家的重要技术储备，是学校资产管理工作的组成部分和重要环节，必须纳入学校资产管理工作之中，纳入到有关人员职责范围中。

（四）仪器设备档案管理必须与仪器设备计划管理、采购供应和仪器设备使用等工作紧密结合，保证仪器设备文件材料的完整、安全是设备管理部门的职责之一。

（五）学校仪器设备档案属学校所有，任何单位和个人都无权占有或随意处置。负责仪器设备档案的专（兼）职档案人员在调离原岗位时，必须向接收人员或分管领导移交仪器设备档案。

二、仪器设备档案的归档范围

（一）归档的仪器设备文件材料必须反映设备管理和设备项目从申购到改造过程的真实情况，对学校和社会，当前和长远，具有参考价值和凭证作用。应保持其有机联系，与实物一致并具有成套性、完整性。

（二）作为固定资产的各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备均须归档，且在开箱验收时应有专（兼）职档案人员参加，负责监督、指导设备文件材料的清点、验收工作，并在验收记录上签字。

（三）归档的主要内容和重点

1.主要内容包括：综合管理文件、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样和设备说明，使用手册等全套材料。具体条目详见“仪器设备类档案归档范围及保管期限表”。

2.归档的重点是仪器设备项目（特别是五万元以上的）各个环节形成的不同形式、载体的文件材料，包括全套随机图样。

3.作为学校固定资产，符合建档条件的仪器设备均按仪器设备档案要求做好归档工作。
  4.不归档的文件材料：

上级普发（非专指高校）不办的文件；未定稿的管理性文件材料；未生效的合同、协议书；重份文件，校内单位发来的文件；无查考价值的一般性函件；仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。

三、仪器设备文件材料的归档流程及要求

（一）按照教育部、国家档案局第27号 令中高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度要求。资产管理处作为仪器设备采购和资产管理部门，负责学校仪器设备文件材料的形成、积累和立卷归档工作必须指定专（兼）职档案员负责学校仪器设备文件的收集、积累和管理。各单位领导要负起责任，指导、督促本单位档案员切实做好仪器设备文件的收集、归档工作。

（二）设备档案归档以项目进行排序编号、以卷的形立卷归档。

（三）设备使用部门的负责人，科技人员、试验人员在仪器设备开箱验收后、应及时清点登记随机材料，并且要爱护设备的技术文件。对设备的使用、维修和改造做好完整的记录，确保仪器设备文件材料的完整、准确。

（四）仪器设备管理性文件和仪器设备项目材料分别整理、立卷，将每项设备的材料系统整理，组成一个或几个案卷归档。

（五）将最能反映设备购置情况的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、招投标文件、订购合同、验收报告和索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷之首，其余设备的技术文件按其工作程序和主要内容依次排列。

四、仪器设备档案的归档验收

（一）归档的仪器设备文件材料组成案卷后要认真填写卷内目录和备考表，卷内目录可打印或用钢笔正楷填写，字迹清晰、书面整洁。

（二）设备文件材料归档时需要填写移交目录，内容包括：设备文件材料名称、份数和移交时间。移交目录一式两份，由本单位领导审查后，移交档案科，交接双方检查合格后签字盖章，各执一份备查。

（三）归档时间：管理性文件材料每年5月前归档，设备项目材料在开箱验收，调试完毕使用后二个月内归档，引进设备在索赔期满后归档。

  五、附表：仪器设备类档案归档范围及保管期限表

附表

仪器设备类档案归档范围及保管期限表

SB11 综 合

序号	类目名称	保管期限
1	上级有关仪器、设备（包括外资贷款项目）、物资方面的政策、业务管理文件	长期-短期
2	本校仪器、设备、物资及外资项目管理工作规定、办法	长期
3	本校设备工作计划、报告、总结、统计报表	长期
4	本校固定资产、办公用品的管理供应办法财产清册	永久
5	本校仪器、设备购置计划、报告、经费分配方案	永久
6	本校仪器、设备订货、分配、调拨、报废等报告、批复及综合性登记表、移交清册	长期

SB12 仪器设备项目

序号	类目名称	保管期限
1	申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录）	与设备共存
2	上级或主管领导批复和准购批示	与设备共存
3	定购合同、会议纪要、记录、设备仪器购置过程中的招（投）标材料	与设备共存
4	进口设备过程中有关技术商务文件	与设备共存
5	开箱记录及安装、调试记录	与设备共存
6	验收报告及其它验收材料、	与设备共存
7	装箱单、保修单及签字移交文件	与设备共存
8	索赔来往函件及结果文件	与设备共存
9	设备说明书及全套随机文件	与设备共存
10	使用、检修、故障、事故纪录（设备履历书）	与设备共存
11	重大事故的调查分析及处理材料	与设备共存
12	技术改造、开发过程中形成的技术文件材料	与设备共存

陕西国际商贸学院声像档案归档管理办法

陕商院办〔2015〕18号

   声像档案是指利用现代科学技术,将声音与图像记录在磁性材料、感光材料或其他合成材料等现代非纸质材料上形成的档案。各部门在工作活动中形成的重要声像材料是学校档案的组成部分，是失而不可再得的历史记录，必须由学校档案科集中统一管理，以便更好地为学校和社会服务。为进一步加强我校声像档案的归档管理工作，根据《高等学校声像载体档案工作规范》的相关要求，特作如下规定。

一、声像档案的归档范围

   1．反映上级领导和著名人物来我校视察工作、参观访问、讲学的照片、录像带、录音带等。

   2．学校及各院、系、馆、部等单位制作的反映教学、科研、管理等重要成果的照片、幻灯片、影视胶片、缩微胶片、录像带、光盘等。

   3．学校党、政、工、团组织召开代表大会及其他重要会议形成的照片、录像带、光盘等。

   4．我校举行的重要集会和纪念、庆典活动形成的照片、录像带、录音带、影视胶片、光盘等。

   5．反映我校重要外事活动(包括与国内外单位举行的签约仪式等)及校领导出国访问、考察活动的照片、光盘等。

   6．校内各民主党派举办的重要活动的照片；知名人士、市以上人大代表、政协委员、博士生导师参与的重要活动的照片等。

   7．各院历年毕业生集体合影照片。

   8．反映学校风光、建筑设施的照片、光盘、影视胶片等。

   9．反映我校发生的重大事件、重大事故的照片。

   10．其它具有保存价值的声像载体材料。

二、声像档案的归档要求

1、照片档案主要包括底片（电子版 ）、照片和文字说明三部分。照片(黑白或彩色)连同底片一起归档。文字说明内容包括：照片拍摄的时间、地点、事由、人物(主要人物应标明在照片中的位置及姓名、身份)、背景、拍摄者(或拍摄单位)。文字材料用蓝黑墨水钢笔书写或打印，字数一般不超过200字。  

2、录像带、录音带、磁带、光盘、影视胶片等载体形式的档案，应反映制作活动的全过程，保持其成套性、完整性和准确性，对主题内容附以文字说明。载体材料必须优良，利于长久保存。

3、声像档案形成量较大的单位，如党委组宣部、团委等单位的档案工作负责人，要督促制作人员和兼职档案员，认真做好需归档声像载体材料的收集、整理与归档工作。两个以上单位共同制作的声像档案，由主办单位负责归档。

三、声像档案的归档办法

1、声像档案与纸质档案归档同步进行，一般在次年5月底前归档，大型项目的成套声像材料在完成制作后的三个月内归档，特别重要的声像档案可随时归档。

2．各单位兼职档案员负责对归档声像材料进行系统整理，按载体类型及其内容相互联系编排归档序号，填写移交目录，经检查验收后办理移交手续。归档验收的重点是检查照片、音响、画面是否清楚，载体外观有无划痕、破损，发现问题及时修补。

3、欢迎个人将自费拍摄、翻拍或保存的有重要史料价值的照片向档案科捐赠。

陕西国际商贸学院实物档案管理办法

陕商院办〔2015〕18号

实物档案是指学校在教学、科研、管理等各项活动中形成的、具有保存价值的物品。实物档案与纸质、声像等其它载体的档案一样，是学校活动真实、直观的记录。收集、征集实物档案，不但可以为研究学校历史提供珍贵史料，也可以展示宣传学校的形象。为使具有保存价值的实物能够及时、完整、准确、系统地保存归档，真实反映学校各项重大活动，更好地发挥实物档案的利用价值，特制定本办法。

一、收集范围

（一）上级领导来校视察、指导工作的题词、赠言手迹或赠送的字画等物品。

（二）参加我校召开的重要会议的有关领导及国外友人给我校的题词、赠言手迹等。

（三）国际友人或校友赠送我校的珍贵礼品、纪念品。

（四）兄弟单位或个人赠送我校的反映重要活动的锦旗、牌匾等纪念品。

（五）学校及校内各单位获省、市级以上奖励的奖状、证书、奖牌、奖杯、锦旗等。

（六）学校不同时期的证件和徽章。如：工作证、学生证、毕业证、借书证、校徽、纪念章等。

（七）学校和各处级单位不同时期的印章及历任校领导的印章。

（八）反映学校历史面貌的其它具有保存价值的实物。

二、归档要求

（一）上级领导来校及综合性活动产生的题词、赠言手迹、重要礼品、纪念品等，由院长办公室及时归档。相关职能活动中产生的锦旗、牌匾等纪念品，由主办部门及时归档。归档时要附有说明词（包括活动的主题、时间地点、人物等）。需要利用时可向档案科借用或复制。

（二）校庆或其它重大活动中收到的礼品，主办部门在活动结束后要编制礼品清单送校领导审阅，经鉴定需永久保存的礼品应向档案科移交，其余礼品由有关部门保管或处理。

（三）学校及校内各单位荣获省市级以上的奖状、奖牌、奖杯、锦旗、证书等实物档案，一般于次年五月底前随获奖文件材料一并归档。获奖单位需要悬挂、摆放的,应先在档案科办理登记手续,待3年后移交归档。

（四）学校和各处级单位不同时期的印章及历任校领导的印章，在印章停止使用后由院长办公室统一造册、截角，移交档案科保存。

（五）学校欢迎和鼓励师生员工将属于个人所有但能够反映学校历史面貌的证件、徽章等实物档案向档案科捐赠。

三、归档管理

（一）学校的实物档案由档案科集中统一管理，配备专门的柜架妥善存放，采取有效措施防盗、防火、防水等，确保安全。

（二）实物档案实行开放利用，利用者持身份证等有效证件可予以观赏。但实物档案一般不外借，确需借阅时要严格审批手续，防止丢失或损毁。

四、实物档案的整理

（一）实物档案以自然件为单位进行整理。

（二）SW实物类二级类目

12、奖状证书

13、奖杯、锦旗、奖牌

14、礼品、纪念品

15、字画

16、印章

17、其它

（三）填写归档标签

实物档案标签
档 号
名 称
类 型
密 级		保管期限
物品获赠		物品制成
时 间	捐赠者	时 间	始作者

陕西国际商贸学院外事档案管理办法

  为了提高我校外事档案的质量和管理水平，充分发挥外事档案在学校对外交流、教学、科研和管理活动中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律、法规，制定本办法。

一、总则

（一）学校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才培养、校际交流、合作办学、友好往来等活动直接形成的、具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的材料，均属外事档案。

（二）外事档案是学校档案的重要组成部分，必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。

（三）外事档案工作必须纳入学校外事工作计划，管理制度之中，落实到学校有关部门和外事人员的职责范围。做到与布置、检查、总结、验收外事工作同步进行。

二、外事档案的归档范围

（一）归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

（二）归档的外事文件材料，必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证其完整、准确、系统，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的职能和特点。

（三）归档的主要内容和重点

1． 归档的主要内容包括：综合管理、派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的外籍专家，教师在教学、科研等活动中形 成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学 位、称号等的材料。

2．归档的重点是重大涉外和国际合作项目，留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

3．本校人员在国外获得的证书、奖章、奖状、奖品可采取不同方式归档，或存复印件、影印件，外国赠送学校的纪念品、礼品有保存意义的应归档，不宜长期保存的可保存影印件和清单。

4．不归档的材料

上级关于外事工作的普发性，不办的文件；

未定稿的各种文件；

未生效的合同、协议书；

无查考利用价值的一般性、临时性函件；

重份文件，校内各单位发来的文件；

与校外单位交换来的材料。

三、外事文件材料的立卷与归档流程及要求

（一）学校外事管理部门是本校外事管理、涉外教学、科研、交流等文件材料的归口部门，在来校、出国（境）、国际合作、国际会议等活动结束后，负责将与此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料收集、汇总、整理、组卷，按规定向学校档案科移交。

（二）聘请外籍、港澳专家、学者来校讲学及科研合作的部门在任教、研究活动结束时，应将批准文件、邀请报告、接待计划、讲稿、工作总结、声像材料等整理好送交外事管理部门立卷归档。

（三）授予外籍人士名誉职务、学位等有关材料由外事管理部门立卷归档。

（四）立卷要求

1．根据外事材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的原则组卷。

2． 对来校、出国（境）和国际合作、国际会议的文件材料中，上级文件、请示报告、上级批复与国外来往函件等材料按年度分类、组卷。并将国内外和国（境）外活动 期间形成的材料按活动性质分类、组卷。各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后，印件在前，原稿在后，批复在前，请示在后排列。

3．归档的外事文件材料，要求质地优良、书绘工整，声像清晰，禁止使用不耐久工具（如铅笔、圆珠笔、复写纸、纯蓝墨水等）书写。

4．以案卷形式保管的外事文件材料，按顺序编写页码，无论单面或双面只要有书写符号的文件材料，均为一页，页号位置标在非装订线一侧的下角。

四、外事档案的验收归档

（一）归档的外事文件材料组成案卷后要认真填写卷内目录和备考表，卷内目录可打印或用钢笔正楷填写，字迹要工整、清晰、文面要整洁，不得涂改。

（二）外事文件材料在归档前，要填写移交目录，移交目录内容为：外事文件材料名称，份数和移交日期。一式两份连同整理好的案卷一并向档案科移交。交接双方要当面验收，检查合格后签字盖章，各执一份备查。

（三）归档时间：外事文件材料按学年度分类、组卷，在次年的5月底之前归档。

五、附则

（一）附表：陕西国际商贸学院外事类档案归档范围及保管期限表。

附表

陕西国际商贸学院外事类档案归档范围及保管期限表

WS11 综合文件

序号	类目名称	保管期限
1	上级关于外事工作的文件材料	长期
2	学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等	长期
3	外事工作统计报表等	永久
4	外事工作会议材料	长期

WS12 出国（境）

序号	类目名称	保管期限
1	上级对出国（境）人员有关政策、文件材料	长期
2	出席国际学术会议论文及材料	长期
3	投寄国外的学术论文	长期
4	出国（境）讲学、研究人员有关材料	长期
5	出国（境）人员考察、访问材料	长期
6	出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）	永久
7	国际比赛、竞赛材料	长期

WS13 来校

序号	类目名称	保管期限
1	上级批准邀请、聘请外籍人士的计划批复和来往函件	长期
2	外国官员、各界人士来校参观访问的文件材料	长期
3	学校聘请的境外专家、教师在讲学、科研等活动中形成的讲稿、教材，研究材料等	永久
4	来校进修、短期培训等外籍人士材料	长期

WS14 国际合作与会议

序号	类目名称	保管期限
1	学校开展校际交流项目协议、合同、备忘录等	永久
2	中外合作办学，境外办学及管理外国或者港澳 台地区专家、教师等材料	长期
3	授予境外人士名誉职务、学位 、称号等材料	永久
4	中外合作研究项目、成果等材料	永久
5	国际会议的有关材料	长期
6	双方互赠的礼品、纪念品清单	长期

WS15 外国留学生工作

序号	类目名称	保管期限
1	录取留学生审批材料、学籍登记等材料	长期
2	教学计划、大纲和教学安排	长期
3	国际学生、港澳台学生名册等	永久
4	学位论文及学位证书复印件	长期

文件材料归档立卷流程

档案借阅利用流程图